AbstimmungenZusatzmodul integriert

Die Verwaltung passt sich immer wieder neu an die gesellschaftlichen und technologischen Entwicklungen an. Ein Beispiel ist die Organisation und Durchführung von Abstimmungen und Wahlen zu Tagesordnungspunkten in Gremien- und Ausschusssitzungen. Sie sollen nicht nur effizient und rechtssicher erfolgen, sondern je nach Bedarf offen, namentlich oder geheim – und natürlich in Echtzeit. Eine inte­grierte Lösung hierfür bietet das Unternehmen Sternberg Software mit dem Zusatzmodul Interaktive Virtuelle Sitzung (IVS) seiner Sitzungs­management-Software SD.NET.
Wenn in Kommunen, Verbänden und Kammern Abstimmungen anstehen, müssen sich die Gremien- und Ausschussmitglieder zu einer bestimmten Zeit an einem bestimmten Ort versammeln. Neben der Terminfindung ist die Organisation dieser Zusammenkunft enorm aufwendig. „Die Corona-Pandemie hat gezeigt, dass die Durchführung von Sitzungen nebst Abstimmungen nicht mehr zeitgemäß oder zumindest umständlich ist“, meint Sternberg-Geschäftsführer Jan-Christopher Reuscher. Dass hier ein Wandel eintritt, zeigt die jüngste Verordnung über die Durchführung digitaler und hybrider Sitzungen kommunaler Vertretungen (Digitalsitzungsverordnung – DigiSiVO) in Nordrhein-Westfalen. Auch andere Überlegungen spielen dabei eine Rolle, nämlich die Vereinbarkeit des kommunalen Mandats mit Familie und Beruf oder die Diskussion, ob ein Gemeinderatsmitglied hybrid teilnehmen kann, wenn es sich gerade auf Geschäftsreise befindet. Reuscher erläutert: „Dies ist geradezu ein Quantensprung in der Durchführung der digitalen Gremienarbeit, die nicht nur für die Kommunen, sondern auch für andere Körperschaften und Wirtschaftsunternehmen zunehmend an Bedeutung gewinnt.“

Hybride Echtzeit-Abstimmungen

In mehr als 850 Projekten hat Sternberg die Anforderungen unterschiedlicher Kommunen und Verbände kennengelernt. Zu Zeiten der Corona-Pandemie wurde das bestehende Modul Virtuelle Sitzung stark nachgefragt. Hier wurden bereits rein virtuelle Sitzungen mit Abstimmungsmöglichkeiten unmittelbar oder zeitversetzt durchgeführt. „Diese Erfahrungen haben wir in die Entwicklung der Live-Abstimmungen einfließen lassen, die wir unter Mitwirkung einer nicht-kommunalen Institution konzipiert haben. So wurden etwa geheime Wahlen in das Anforderungsprofil aufgenommen“, sagt Reuscher. Derzeit wird die Lösung von der Gemeindeprüfungsanstalt NRW zertifiziert. „Wir sind sehr stolz, dass unser Team diese Lösung in knapp einem Jahr bis zur Marktreife gebracht hat und dass sie von den Gemeinden so gut angenommen wird.“
Den Rahmen gibt der Gesetzgeber vor und die Gespräche mit den Kommunen zeigen: Gewünscht wird eine höhere Flexibilität. Und genau die bietet das Modul IVS. Das Verwaltungssystem SD.NET wird bereits seit mehreren Jahrzehnten in zahlreichen Verwaltungen eingesetzt und kann mit dem IVS-Modul nun um eine wichtige Funktion erweitert werden. „Mit IVS sind jetzt Echtzeit-Abstimmungen möglich – sowohl in Präsenzveranstaltungen als auch virtuell“, erklärt Reuscher. „Selbst hybride Sitzungen können komfortabel und völlig unkompliziert durchgeführt werden.“ Bei dieser Variante sind einige Teilnehmer persönlich vor Ort anwesend. Andere Abstimmungsberechtigte können ihr Voting per Videokonferenzsystem von jedem beliebigen Ort aus abgeben. Die eigentliche Abstimmung kann über die voteRICH-App auf dem Smartphone oder Tablet, aber auch über den Browser erfolgen. Sicherheitstechniken und Verschlüsselungen gewährleisten, dass die Votings nicht manipuliert werden können. „Der Aufruf zur Abstimmung und die Verarbeitung der Stimmabgaben erfolgen in Echtzeit. Die eingehenden Abstimmungsergebnisse werden im Gremieninformationssystem fortlaufend in übersichtlichen Diagrammen präsentiert“, so Reuscher.

Unterschiedliche Abstimmtypen

Für eine möglichst intuitive Durchführung der Abstimmungen enthält das IVS-Modul ein Berechtigungskonzept auf Rollenbasis. Dieses ermöglicht eine einfache und flexible Rechteverteilung. „Ob virtuell, hybrid oder vor Ort – neben den Teilnehmern, die ihre Stimme abgeben, gibt es im Modul auch die Rolle des Moderators. Dieser verfügt über erweiterte Rechte und kann so beispielsweise während einer Diskussion auch Beschlusstexte umformulieren“, erläutert der Sternberg-Geschäftsführer. Die Hauptaufgabe des Moderators besteht darin, die Anmeldungen der Teilnehmer zur Sitzung zu überwachen, Befangenheiten zu einzelnen Tagesordnungspunkten festzulegen und die Abstimmungen zu starten. Ein Abstimmungsvorgang ist automatisch beendet, wenn alle Teilnehmer ihr Votum abgegeben haben. Der Moderator kann die Abstimmung auch nach Ablauf einer Frist vorzeitig beenden oder im Extremfall abbrechen und wiederholen lassen. Das Ganze wird protokolliert und in einem internen Logbuch festgehalten.
In der Durchführung wird jeder zur Abstimmung stehende Tagesordnungspunkt „aufgeklappt“, wodurch der vorgeschlagene Beschlusstext und weitere Bedienelemente angezeigt werden. Hierüber können Änderungen an den Beschlusstexten oder Wahlvorschlägen live erfolgen oder Befangenheiten festgelegt werden. „Jedem Tagesordnungspunkt kann ein individueller Abstimmtyp zugeordnet werden“, erklärt Reuscher und ergänzt: „Die Abstimmungen selbst können auch namentlich, fraktionsbezogen oder als geheimes Voting durchgeführt werden. Hier haben die Kommunen im wahrsten Sinne des Wortes die Wahl.“ Mit Beendigung der Sitzung werden alle geänderten Beschlusstexte und Wahlvorschläge zusammen mit den Abstimmungsergebnissen in das Verwaltungssystem SD.NET übertragen und dem entsprechenden Protokoll zugeordnet. Mit dem Aufbau der gesamten Niederschrift stehen dort alle Informationen übersichtlich gegliedert zur Verfügung.