BesuchersteuerungDas neue Einbürgerungsgesetz stellt Behörden vor zusätzliche Herausforderungen

Mit Smart CX, unserer digitalen Lösung zur Besuchersteuerung und dem Warteschlangenmanagement, ergreifen Ausländerbehörden organisatorische Maßnahmen, die das zusätzliche Arbeitsaufkommen abfedern. Die Software beinhaltet vor allem die Möglichkeit, Online-Termine zu vergeben. Dazu hinterlegt die zuständige Behörde in Abhängigkeit vom verfügbaren Personal freie Termine, die sich tage- oder stundenweise flexibel anpassen lassen. Während der Terminbuchung können Kundinnen und Kunden bereits ihr Anliegen auswählen und Dokumente zur Vorbereitung herunterladen bzw. Informationen erhalten, welche Unterlagen sie mitbringen müssen. Damit reduziert sich die Bearbeitungszeit vor Ort.

Des Weiteren ermöglicht unsere Lösung eine gezieltere Personalplanung in Abhängigkeit vom zu erwartenden Besucherstrom. Nicht zuletzt können die Mitarbeitenden die Auslastung der Wartebereiche steuern. Kundinnen und Kunden, die ohne Termin die Ausländerbehörde aufsuchen, können über ein Terminal ein Ticket ziehen, auf dem die voraussichtliche Wartezeit hinterlegt ist. Dabei können sie herkömmliche Papiertickets problemlos in digitale Tickets auf ihrem Smartphone umwandeln. So haben sie die Wartezeiten jederzeit im Blick und können diese flexibel etwa für Erledigungen nutzen.

Smart CX deckt 64 Sprachen ab und gewährleistet so eine reibungslose Kommunikation. Migrantinnen und Migranten können online Termine in ihrer Landessprache buchen und erhalten auch die Bestätigungs-E-Mail sowie das ausgestellte Ticket beim Check-in vor Ort in ihrer Sprache. Gleichzeitig sieht die zugewiesene Fachkraft in der Ausländerbehörde ebenfalls, in welcher Sprache der Termin gebucht wurde. So kann sie bei bestimmten Sprachen in der Bestätigungs-E-Mail einen Hinweis integrieren, dass eine dolmetschende Person mitgebracht werden sollte.

Magdalene Rottstegge
Business Development
SMART CJM GmbH