SAP S/4HANAKlare Sicht im Rechnungswesen

Im Januar 2018 gründete sich Die Bremer Stadtreinigung (DBS) als neues Kommunalunternehmen der Stadt Bremen. In Sachen Abfallwirtschaft und Stadtsauberkeit ist sie zentrale Ansprechpartnerin für mehr kommunalen Einfluss und Verantwortung. Rund 260 Beschäftigte zählt die Anstalt des öffentlichen Rechts.

xSuite war bekannt und erprobt

Als Anstalt öffentlichen Rechts lässt die DBS ihr zentrales Informationssystem beim Rechenzentrumsdienstleister Dataport betreiben. Im Januar 2022 fand der Wechsel auf SAP S/4HANA statt und noch im selben Jahr stand ein Umstieg auf die elektronische Rechnungseingangsverarbeitung auf der Agenda. Bereits der Vorgängerbetrieb der DBS hatte mehrere Jahre mit der Lösung der xSuite gearbeitet; im Zuge der unternehmensrechtlichen Umstrukturierung ging diese aber nicht auf die neue Organisation über. So wurden Rechnungen einige Zeit wieder klassisch in Papierform bearbeitet. Mit der Transparenz über Bearbeitungsstand und -dauer war es also erst einmal wieder vorbei.

Nach dem S/4HANA-Umstieg widmete sich das IT-Team dafür umso intensiver der baldigen Wiedereinführung von xSuite Invoice. Ende 2022 wurde der Workflow produktiv geschaltet. „Die Zusammenarbeit mit der xSuite im Einführungsprojekt war für uns sehr zufriedenstellend“, erklärt Conny Pawelz, Applikation Manager IT, Digitalisierung und Prozesse bei der DBS. „Unser technischer Berater von xSuite vermochte es, mit seiner souveränen Ausstrahlung, auf jede unserer Fragen eine passende Antwort zu geben. Wir erhielten ein Konzept, das genau unseren Anforderungen entsprach.“

Rechenzentrumsbetreiber betreut Lösung

Von knapp 600 Kreditoren erhält die Stadtreinigung rund 6.000 Eingangsrech- nungen jährlich, in Papierform oder als PDF und in geringem Maße bereits elektronisch im ZUGFeRD-Format. Rund ein Drittel davon ist mit Bestellbezug. Die Belege gehen im zentralen Rechnungseingang des Unternehmens ein und werden anschließend mit der Capture-Lösung von xSuite ausgelesen (die Papierrechnun- gen zuvor gescannt). Dies geschieht beim Dienstleister Dataport, die DBS ist an dem OCR-Prozess selbst nicht beteiligt.

In den sich dann anschließenden Workflow sind bei der Stadtreinigung rund 70 Personen eingebunden. Wer eine Rechnung sachlich zu prüfen oder freizugeben hat, erhält sie im Rechnungseingang seiner SAP Fiori App „My Inbox“. Dorthin werden die Work-Items geliefert und mit ihren vollständigen Kontierungsvorgaben dargestellt. Im Work-Item selbst kann auf die archivierte Rechnung bspw. im PDF-Format zugegriffen werden. So haben die User alle Anforderungen und Workflows in einer Inbox.

Neue Form der Nachvollziehbarkeit

Der Rechnungsdurchfluss funktioniert nun wieder sehr viel schneller und transparenter als zuvor. 3-4 Tage nach seinem Eintreffen ist ein Beleg zur abschließenden Buchung bzw. zum Ausgleich idealerweise wieder in der Buchhaltung, was ohne Workflow früher auch mal zwei Wochen dauern konnte. Ausnahmen bestätigen die Regel: Wer sich viel Zeit für die Durchsicht lässt, hebt den Schnitt. Doch diese prozessuale Schwachstelle kann man durch Einrichten von Benachrichtigungsfunktionen im Workflow wirkungsvoll angehen.

Was mit xSuite Invoice den entscheidenden Unterschied ausmacht, ist eine ganz neue Qualität des Überblicks. „Mit der xSuite-Lösung können wir exakt nachvollziehen, ob eine Recnung eingegangen ist, wo sie sich befindet, wer sie bearbeitet hat und welche Kommentare es dazu gibt“ sagt Conny Pawelz. Darüber hinaus können die Beteiligten jede Rechnung später im an SAP angeschlossenen Archiv recherchieren. Früher gab es auf der Kostenstelle einen Beleg und es ließ sich SAP-seitig nicht einfach per Mausklick nachvollziehen, wer am Rechnungs- prozess beteiligt war oder was alles Bestandteil des Rechnungsbeleges war.

Jeder Beleg lässt sich einer Person zuordnen

Conny Pawelz: „Bestimmte Vorgänge können wir heute viel besser steuern. Wir haben zum Beispiel eine Informations-E-Mail eingerichtet, die zweimal täglich automatisiert verschickt wird. Über sie können wir einzelne Personen konkret auf offene Aufgaben hin ansprechen. Und wir können jede Rechnung jetzt eindeutig einer verantwortlichen Person zuordnen.“ Durch Urlaub/Krankheit war früher nicht immer eindeutig, wer im Referat sich um die sachliche Prüfung oder Freigabe einer Rechnung kümmern muss. Jetzt lassen sich in der Software klare Vertreter- regelungen einrichten und das System steuert die korrekte Zustellung der Work-Items automatisch ein. „Das ist genau, was wir brauchen“, so die IT-Fachfrau.

Autor: xSuite Group GmbH, Stadtreinigung Bremen

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