[24.11.2014] Die Leistungen des SGB XII, AsylbLG, Wohngeld, Bildung und Teilhabe sowie die Kindertagesbetreuung bearbeitet die Stadt Bad Segeberg mit einem Fachverfahren. Entscheidend für die Auswahl waren Effizienz und Arbeitserleichterung.

Die Fallzahlen in der Sozialhilfe, vor allem bei den Grundsicherungs- und den Asylleistungen, haben sich in den vergangenen Jahren eher erhöht als verringert. Gegenläufig ist dagegen bei den meisten Kommunen die entsprechende Personalentwicklung. Hinzu kommen die gestiegenen Wünsche nach Auswertungen und Steuerungsoptionen. In diesem Spannungsfeld müssen Städte, Gemeinden und Landkreise Lösungen finden, um den Herausforderungen effektiv zu begegnen. Mit der effizienteste Weg ist es, die Anzahl der verschiedenen Software-Lösungen, die zur Bearbeitung von Sozialleistungen im Einsatz ist, zu verringern. Die Konsolidierung von Fachverfahren, zum Beispiel durch die Einführung einer Gesamtlösung für mehrere Bereiche, reduziert den administrativen, aber auch organisatorischen Aufwand.
Somit ist auch klar, welche Anforderungen an die Software-Hersteller gerichtet werden. Die Fachverfahren sollen modular aufgebaut und einfach zu handhaben sein, gleichzeitig aber hochflexibel. Individuelle Kundenbedürfnisse und lokale Besonderheiten müssen abbildbar sein. Gleichwohl ist es wichtig, aus der gemeinsamen Datenbank maximalen Nutzen bei Sachbearbeitung, Auswertungen und Controlling ziehen zu können.

Eine Lösung für verschiedene Leistungen

Für eine einheitliche Lösung hat sich nun die Stadt Bad Segeberg entschieden. Sie ist im Kreis Segeberg zuständig für die Leistungen nach dem SGB XII, aber auch für Wohngeld und Asylleistungen. Hinzu kommt, dass sie auch Träger einer großen Kindertagesbetreuungseinrichtung ist und, wie viele Städte, in diesem Bereich fundierte Bedarfsanalysen erstellen muss – ein Thema, das spätestens seit dem vergangenen Jahr und dem damit verbundenen Rechtsanspruch auf einen Kita-Platz einen hohen Stellenwert hat. Um künftig Aufwand und Kosten zu sparen, entschied sich Bad Segeberg für die Einführung von Care4 von Anbieter INFOsys Kommunal in einem Gesamtsystem, das alle oben genannten Leistungsbereiche in einer Software vereint. Der Aufwand zur Einführung, insbesondere der korrekten Abbildung von Prozessen, aber auch beispielsweise die Terminkoordination über mehrere Fachbereiche hinweg, ist dabei nicht unerheblich.
Der Nutzen wird dagegen ebenfalls deutlich sein. Mit einer zentralen Administration sind viele Themen, die ansonsten in jedem Fachbereich redundant bearbeitet werden, problemlos zu erledigen. Zudem hat die gemeinsame Datenbank in einer Personen-Leistungsstruktur wie in Care4 zahlreiche Vorteile für die Praxis. Konflikte zwischen Leistungen, die ein Leistungsempfänger oder eine Bedarfsgemeinschaft erhält, werden vollautomatisch berücksichtigt und den Sachbearbeitern werden Lösungen angeboten. Sich gegenseitig beeinflussende oder ergänzende Leistungen sind ebenfalls einfach innerhalb einer Akte abbildbar und die Auswirkungen werden bei der Berechnung vollautomatisch einbezogen.

Weniger Aufwand, mehr Übersicht

Da Personen in der Lösung Care4 nur einmal erfasst werden, und viele andere Daten, zum Beispiel zu Banken oder Versicherungen, zentral vorliegen, wird der Aufwand der Sachbearbeitung deutlich reduziert. Statt einen neuen Fall zu eröffnen, können Kollegen anderer Fachbereiche einfach einer bereits vorhandenen Familie eine weitere Leistung gewähren. Dass in dieser Konstellation dem Datenschutz und der Abbildung von Zugriffsrechten ein besonderes Augenmerk zukommt, ist nur richtig. Hier hilft eine hochflexible Rollen- und Rechtestruktur, mit der praktisch alle Formen der internen Organisation und Rechteverteilung abgebildet werden können.
Fachbereichs- und Amtsleitung können sich über einen weiteren Vorteil freuen. Statt mehrere verschiedene Auswertungsformen aus verschiedenen Verfahren mühsam in anderen Programmen, zum Beispiel Excel, zusammenzuführen, ist es mit einer einzigen Software einfach: Auswertungen, Vergleiche und Listen sind, Erfassungsfehler ausgenommen, immer duplikatsfrei. Das dient nicht nur als Absicherung gegen einen möglichen Missbrauch von Sozialleistungen, sondern ermöglicht auch komplett neue Auswertungsformen. So kann man beispielsweise schnell und unkompliziert per Drag-and-drop die Einnahmen und Ausgaben über alle Leistungsarten in Verbindung mit Fallzahlen vergleichen. Ebenso lässt sich herausfinden, wie die Kosten auf welchen Buchungsstellen ausfallen, oder wie lange der durchschnittliche Bezug dauert. Modernes Controlling, wie in Care4, bietet neben klassischen Auswertungen auch ein Live-Controlling mit mehreren Dimensionen direkt am Bildschirm – mit der Option, das Ergebnis gleich als Grafik weiterzuverarbeiten. Für Vergleichsringe oder den nächsten Termin bei Bürgermeister oder Landrat ist die Vorbereitung damit kinderleicht.

Jan Hoßfeld ist Geschäftsführer der INFOsys Kommunal GmbH, Kirkel-Limbach.

http://www.infosys-kommunal.de
Dieser Beitrag ist in der November-Ausgabe von Kommune21 in der Rubrik Fachverfahren erschienen. Hier können Sie ein Exemplar bestellen oder die Zeitschrift abonnieren. (Deep Link)

Stichwörter: Fachverfahren, INFOsys Kommunal, Sozialhilfe, Bad Segeberg

Bildquelle: toedti2000/pixelio