[17.4.2020] Um den 45.000 Mitarbeitern der Stadt München zeitnah das Abhalten von Videokonferenzen aus dem Homeoffice zu ermöglichen, musste das IT-Referat flexibel und schnell handeln. Eingesetzt wird nun das Tool Cisco Webex.

Obwohl Videokonferenzen in der Stadtverwaltung München zuvor nur selten genutzt wurden, reagierte das IT-Referat schnell und flexibel auf die neuen Anforderungen rund um die Corona-Pandemie. Die bayerische Landeshauptstadt berichtet, wie ihre Angestellten innerhalb weniger Tage virtuelle Meetings aus dem Homeoffice abhalten konnten. Demnach griff die Stadt auf Cisco Webex zurück, das im Rahmen eines Projekts zur Integration von Kommunikationslösungen als mögliches Online-Meeting-Tool für die Stadt München evaluiert wurde. Bei einer 300 Mitarbeiter fassenden Testgruppe sei die Lösung bereits installiert gewesen. Insgesamt zählt die Stadtverwaltung aber etwa 45.000 Angestellte – für diese musste nun innerhalb von kürzester Zeit die Möglichkeit geschaffen werden, bei Bedarf Videokonferenzen abzuhalten. Unterstützt worden sei das IT-Referat dabei vom Webex-Hersteller, der schnell und unbürokratisch die benötigten zusätzlichen Lizenzen bereitgestellt hätte. Hardware hätte man nicht in Betracht gezogen, da Lösungen für Videokonferenzen entwickelt werden mussten, die auch an privaten Laptops und Computern funktionieren. Schließlich sei ein Arbeitsraum im Social Intranet der Stadt eröffnet worden, um Information und User-Dokumentation zur Verfügung zu stellen.

Erfolg binnen weniger Tage

Kurzfristig konnten mehr als 2.600 Führungskräfte für Webex freigeschaltet werden, teilt die Stadt mit. Diese hätten die Möglichkeit erhalten, weitere Personen nachzumelden. Bereits einen Tag später sei der User Support um zehn IT-Mitarbeiter erweitert worden, um Fragen im Umgang mit den Videokonferenzen zu beantworten und bei Problemen zu helfen. Am dritten Arbeitstag nach dem ersten Roll-out sei eine Registrierung für alle Beschäftigten eingerichtet gewesen.
Ein Probleme sei dabei die Netzkapazität. Ralph Winzer vom Team Infrastruktur erklärt: „Unsere Netzwerkkolleginnen und -kollegen überwachten pausenlos die Kapazitäten für die Übergänge zum Internet und arbeiteten mit Hochdruck an Erweiterungen.“
Hinzu kommen laut dem Bericht aus München Rückfragen und Support-Bedarf, etwa zu den Webex-relevanten Einstellungen auf den jeweiligen persönlichen Geräten. Im Großen und Ganzen jedoch sei die virtuelle Zusammenarbeit innerhalb weniger Tage allen gelungen. Zu einem Highlight im Intranet der Stadt hätten sich die Erklärvideos des Mitarbeiters Reiko Streng entwickelt. Mithilfe eines selbstgebauten Greenscreens aus einem grünen Bettlaken, habe er anschauliche Anleitungen produziert, bei denen sowohl die Funktionsweise der Software als auch der Sprecher im Bild zu sehen sind. (co)

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Bildquelle: IT-Referat München