Kommune21-Forum auf der DiKOM Nord
7. und 8. Februar 2012
HCC Hannover Congress Centrum

Dokumenten-Management - Lösungen zur Stärkung des "Nervensystems der Verwaltung"

Hintergrund:
Die Grundlage einer effizienten und bürgerfreundlichen Verwaltung ist das sichere Ablegen und Wiederfinden aller Schriftstücke und Dokumente. Die Schriftgutablage insgesamt - gleichgültig ob in Papier- oder elektronischer Form gilt als "Nervensystem der Verwaltung". Die meisten Geschäftsvorgänge der öffentlichen Verwaltung basieren auf Formularen. Digitale Dokumente, elektronische Archivierung ein entsprechender Workflow versprechen echte Effizienz- und Produktivitätsvorteile für die Geschäftsvorgänge der Verwaltung.

Herausforderung:
Noch sind in den öffentlichen Verwaltungen sehr wenige Dokumenten-Management-Systeme im Einsatz. Die Einführung elektronischer Dokumenten-Management- und Vorgangsbearbeitungssysteme bedeuten einen Paradigmenwechsel, insbesondere für viele Mitarbeiter. Es ist ihnen kaum zu vermitteln, dass die elektronische Fassung eines Dokumentes künftig das Original ist. Hinzu kommt eine völlige Veränderung der Arbeitsabläufe durch die elektronische Vorgangsbearbeitung.

Bei der Auswahl eines geeigneten Dokumenten-Management-Systems müssen eine ganze Reihe auch langfristiger Auswirkungen bedacht werden. Besonders bei der Archivierung sollte man sich bewusst machen, dass die heutigen Lösungen in 20 Jahren nicht mehr existieren werden. Besonders wichtig ist es deshalb, Standards einzuhalten, um die Kompatibilität mit anderen Systemen zu gewährleisten und die langfristige Verfügbarkeit sicherzustellen. Vor diesem Hintergrund befasst sich das Forum Kommune21 auf der DiKOM Nord in praxisnahen Vorträgen mit den Herausforderungen bei der Einführung von Dokumenten-Management-Vorgangsbearbeitungssystemen.