[9.4.2014] In Brunnthal wird die papierbasierte Aktenführung schrittweise durch elektronische Akten abgelöst. Begonnen wurde vor vier Jahren im Finanzwesen.

Die Gemeinde Brunnthal in Oberbayern traf im Jahr 2010 eine grundlegende Entscheidung für mehr Effizienz: weg von der provisorischen Explorer-Baumstruktur hin zur komplett elektronischen Führung von Verwaltungsakten. Vier Jahre später zeigt Kämmerer Andreas Haßelbacher stolz seine leeren Aktenschränke. „Inzwischen ist die Aktenablage für uns zur Nebensache geworden. Das war noch vor wenigen Jahren undenkbar“, sagt er. Zu Beginn des Projekts musste der Kämmerer viele fachliche und technische Aufgabenstellungen abwägen und entschied sich schließlich für das Dokumenten-Management-System (DMS) komXwork der Firma LivingData sowie die E-Akten-Lösung der Anstalt für Kommunale Datenverarbeitung in Bayern (AKDB). Ihre Akten hatte die Gemeinde Brunnthal mithilfe eines Aktenplans bereits einheitlich strukturiert, was den Umstieg erleichterte. Mit der digitalen Aktenführung wurde zunächst im Finanzwesen begonnen. Dort, im Kassen- und Veranlagungsbereich, sah man den größten Bedarf, die zeitaufwendige, kostenintensive und fehleranfällige manuelle Ablage durch E-Akten abzulösen. „Unser Rathaus führt heute im Finanzwesen die Akten überwiegend elektronisch“, meint Haßelbacher. In den Amtsstuben von Brunnthal gibt es auch keine physische Grundsteuer- und Gewerbesteuerakten mehr. Die laufend bearbeiteten Dokumente werden automatisch digital erfasst und abgelegt. Alle papierbasierten Altakten wurden nachträglich eingescannt. „Oft benötigt man die Altakten zwar nicht“, stellt der Kämmerer fest, „aber es ist ein gutes Gefühl zu wissen, dass man den entsprechenden Vorgang jederzeit rasch finden und aufrufen kann.“

E-Akten und Signatur-Tablets im Einsatz

Um dem Ziel einer medienbruchfreien Vorgangsbearbeitung näher zu kommen, stattete die Gemeinde ihr Einwohnermeldeamt im Jahr 2011 zudem mit der elektronischen Einwohnermeldeakte im Fachverfahren OK.EWO sowie mit Signatur-Tablets aus. Seit 2012 setzt außerdem die Bauhofverwaltung TERAwin ein – die elektronische Akte für Erschließungs-, Straßenausbau- und Herstellungsbeiträge. Mit Einführung der digitalen Personalakte OK.PWS werden E-Akten und komXwork noch im Laufe dieses Jahres in allen Bereichen der Gemeindeverwaltung Einzug halten.
Erfreulich fanden die Brunnthaler die hohe Akzeptanz der Mitarbeiter bereits zu Beginn der E-Akten-Einführung. „Die Bedienung ist wirklich einfach, was vor allem an der perfekten Integration ins Fachverfahren und der vertrauten Windows-Oberfläche liegt“, so Haßelbacher. Und ergänzt: „Der zeitliche, personelle und monetäre Aufwand, den die Einführung mit sich bringt, hat sich längst amortisiert.“ Bei so viel Zufriedenheit ist es konsequent, dass die Gemeinde Brunnthal mit Beginn der neuen Legislaturperiode die digitale Ratsarbeit einführt. Für Bürgermeister Stefan Kern und Kämmerer Andreas Haßelbacher eine logische Fortführung des Mottos „Weg vom Papier, hin zum digitalen Rathaus“.

Cornelia Brotzeller ist bei der Living­Data GmbH zuständig für Marketing und Öffentlichkeitsarbeit.


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