[28.4.2020] Um die Vorteile der E-Rechnung ausschöpfen zu können, sind zunächst einige Investitionen zu leisten. Dann aber können sowohl Rechnungssteller als auch -empfänger von geringeren Kosten bei einfacheren, schnelleren und weniger fehleranfälligen Abläufen profitieren.

Seit dem 18. April 2020 muss jede Verwaltung elektronische Rechnungen entgegennehmen und verarbeiten können. Einige Bundesländer haben ihre Kommunen durch Verordnungen sogar zu einem früheren Termin verpflichtet. Nun wird es sicherlich kaum einen Lieferanten geben, der die Kommune verklagt, wenn sie im internen Prozess weiter auf den Ausdruck der E-Rechnung setzt, der Lieferant sein Geld aber pünktlich erhält. Trotzdem sollte man sich des Potenzials der E-Rechnung bewusst sein. Zugegeben, um diese Vorteile ausschöpfen zu können, bedarf es im Vorfeld einiger Investitionen. Das impliziert sowohl die Kosten für die Einführung eines Rechnungsworkflows als auch das Überdenken der oft historisch gewachsenen Strukturen und den Mut, diese an die neuen Gegebenheiten anzupassen. In der Corona-Krise zeigt sich allerdings deutlich, welchen Vorteil es hat, wenn beispielsweise eingehende Rechnungen aus dem Homeoffice bearbeitet werden können.

Föderalismus erschwert Zustellung

Zu Beginn werden viele Unternehmen, insbesondere kleinere, nicht begeistert sein, dass mit der E-Rechnung eine neue Anforderung auf sie zukommt. Doch bieten Rechnungsprogramme auch für kleine und mittlere Unternehmen bereits die Möglichkeit, E-Rechnungen sowohl im XRechnungs- als auch ZUGFeRD-2.0-Format komfortabel per Knopfdruck zu erstellen. Als elektronische Rechnungsadresse dient der E-Rechnung die Nutzung der Leitweg-ID. Wird diese dem Auftraggeber im Fakturierungsprogramm hinterlegt, sollte die Rechnung auch ohne Probleme zugestellt werden können. Erschwert wird die Zustellung allerdings durch den Föderalismus. Bislang hat jeder Unternehmer seine Rechnung ausgedruckt, in einen Umschlag gesteckt, mit Briefmarke versehen und für den Versand in den gelben Briefkasten vor der Tür geworfen. Für das Einreichen einer E-Rechnung gibt es hingegen mehrere Wege. Die Länder Bremen und Hamburg bedienen sich hierzu beispielsweise des Bundesportals. Da die meisten Bundesländer aber eigene Portale entwickeln und einsetzen, ist der Lieferant unter Umständen gezwungen, sich auf mehreren Portalen zu registrieren und sich zu merken, über welches Portal welcher Auftraggeber erreicht wird. Diese Hürde wird in Zukunft abgebaut, wenn die Portale untereinander kommunizieren beziehungsweise fehlgeleitete E-Rechnungen an den korrekten Empfänger weitergeleitet werden können.

PEPPOL-Netz als Alternative

Kommunen müssen für die Übermittlung von E-Rechnungen nicht zwingend Portale nutzen. Alternativ steht ihnen der Beförderungsweg über das PEPPOL-Netz zur Verfügung, ein so genanntes Four-Corner-Modell. Die Übermittlung findet dabei nicht über einen zentralen Server statt. Stattdessen sendet der Rechnungssteller (Ecke eins) seine Rechnung an seinen Provider als AccessPoint (Ecke zwei). Dieser identifiziert anhand der PEPPOL-ID (die Leitweg-ID kann auch als PEPPOL-ID genutzt werden) den empfangenden Provider als weiteren AccessPoint (Ecke drei) des Empfängers und leitet die Rechnung dorthin. Als letzter Schritt wird die Rechnung an den eigentlichen Rechnungsempfänger übertragen (Ecke vier). Die Übertragung zwischen den Providern erfolgt über das PEPPOL-Netz. Jeder Provider muss sich dazu als AccessPoint zertifizieren lassen, um die Sicherheit und Stabilität des Netzwerks zu gewährleisten. Das PEPPOL-Netz lässt derzeit nur Rechnungen im XRechnungsformat zu. Einzelne Landesportale können bereits oder sollen mittelfristig an das PEPPOL-Netz angeschlossen werden – sie fungieren dann quasi als AccessPoint.
Als dritte Variante können die E-Rechnungen per E-Mail an einen Auftraggeber übermittelt werden. Welche Variante die jeweilige Kommune letztlich nutzt und ihren Lieferanten anbietet, ist ihr selbst überlassen. Sie muss lediglich in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Einen wichtigen Aspekt darf man dabei nicht aus dem Blick verlieren: Auch wenn intern über eine visualisierte Rechnung, egal, ob als Ausdruck oder elektronisch über einen Rechnungsworkflow, gearbeitet wird, handelt es sich dabei lediglich um Rechnungskopien. Das Original ist und bleibt die ursprüngliche E-Rechnung, die in diesem Format auch entsprechend der GoBD (Grundsätze ordnungsmäßiger Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) aufzubewahren ist.

Zahlreiche Vorteile

Wenngleich die obigen Ausführungen für den einen oder anderen einen riesigen Aufwand skizzieren, bietet die E-Rechnung am Ende große Chancen. So werden beispielsweise Tippfehler vermieden, da in der Regel keine Beträge abgetippt werden müssen. Die Rechnungen können schneller von einem zum anderen Sachbearbeiter übermittelt werden, auch dann, wenn die Sachbearbeiter in unterschiedlichen Dienstgebäuden tätig sind. Skontofristen lassen sich also besser einhalten. Sollte der Rechnungsstellung ein Bestellprozess vorgeschaltet sein, erübrigt sich oft die eingehende Prüfung der Rechnung, soweit diese in den einzelnen Positionen mit der Bestellung übereinstimmt – natürlich in der Annahme, dass diese im Vorfeld geprüft wurde. Mit der E-Rechnung wird darüber hinaus die Nachprüfbarkeit der Rechnungen vereinfacht. Denn wer sucht schon gerne nach einem Papierbeleg im Aktenschrank, oder noch schlimmer, im Aktenkeller, weil es zu Rechtsstreitigkeiten oder Ähnlichem gekommen ist? Mit der E-Rechnung entfällt dieser Weg in den Keller. Die Originalrechnungen lassen sich im Idealfall in einem Dokumenten-Management-System (DMS) recherchieren. Bei Einsatz eines Workflows kann unter Umständen auch direkt aus dem DMS auf die Rechnung oder Rechnungskopie verlinkt werden.

Win-win-Situation

Ferner bietet die E-Rechnung die Möglichkeit von Kontierungsvorschlägen, da, abhängig von der eingesetzten Software, aus zurückliegenden Buchungen gelernt werden kann. Werden zum Beispiel Stromrechnungen auf verschiedenste Produkte aufgeteilt – und das für jede monatliche Abschlagszahlung – ist die Einsparung immens, wenn diese automatisiert erfolgen kann. Weiter reduziert die E-Rechnung den Platzbedarf für die Ablage und Archivierung, da Originale nicht mehr in Papierform vorgehalten werden müssen. Ein weiterer Vorteil ist die Ortsunabhängigkeit der Belegprüfung. Vorgesetzte müssen die Belege nicht zwingend am Schreibtisch prüfen und können Unterschriften gegebenenfalls sogar per Tablet in Sitzungspausen leisten. Auch die Gegenseite, also der Rechnungssteller erspart sich mit der E-Rechnung erhebliche Kosten für Porto und Papier. Außerdem erhält er sein Geld früher und ihm bleibt am Ende – als Win-win-Situation – ein höherer Gewinn. Denn dieser kann zu höheren Gewerbesteuerzahlungen führen, wovon letztlich auch die Kommunen profitieren.

Michael Schwark ist Team-Leiter der Finanzabteilung bei der SIT GmbH.

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Stichwörter: Finanzwesen, SIT GmbH, E-Rechnung, XRechnung, PEPPOL