[19.10.2021] Das Enterprise Information Management System (EIM) nscale des Software-Spezialisten Ceyoniq ist in einer neuen Version verfügbar. Bei der Entwicklung wurde vor allem Wert auf unkomplizierte Zusammenarbeit, glatte Workflows und eine einfache Bedienbarkeit gelegt.

Das Software-Unternehmen Ceyoniq Technology hat die Version 8.1 ihres Enterprise Information Management System (EIM) nscale vorgestellt. Ausgebaut wurden die Möglichkeiten zum kollaborativen Arbeiten und auch der Workflow soll vereinfacht werden. nscale bilde den kompletten Lebenszyklus von Dokumenten ab – das bedeute auch, dass ein Dokument bis zu seiner Finalisierung durch viele Hände gehe. Gerade jetzt, da mobiles, dezentrales Arbeiten an Bedeutung gewinne, dürfe die Zusammenarbeit nicht zum Problem werden, erklärte Michele Barbato, Abteilungsleiter Produkt-Management bei Ceyoniq Technology. Eine zentrale Neuerung sei die Nutzung der nativen PDF-Viewer-Funktion aus dem Browser, die das gemeinsame Arbeiten an Dokumenten deutlich erleichtert. Damit lässt sich im Dokument blättern, Text kopieren und nach bestimmten Begriffen suchen. Zudem sind innerhalb des PDF-Viewers Annotationen von Kollegen sichtbar – auch ohne, dass das Dokument gesondert geöffnet werden muss, was die übergreifende Bearbeitung von Dokumenten deutlich beschleunigt. Mit dieser Technologie entfällt die zusätzliche Installation eines PDF-Viewers. Auch der Dokumentenaustausch wurde erleichtert. So können mit der Funktion Multi-CheckIn und -CheckOut Vorgänge mit vielen Dokumenten aus nscale Web heraus an externe Dienstleister übertragen werden. Nach erfolgter Bearbeitung können die Dokumente wieder automatisch importiert werden. Dies funktioniert auch im Bulk Editing, sodass etwa eine gesamte Akte oder ein Vorgang schnell bearbeitet werden können.

Zahlreiche Arbeitserleichterungen

Mit dem aktuellen Release führt Ceyoniq nach eigenen Angaben die bisherige Strategie der Einfachheit fort. Dazu gehöre etwa der erleichterte Umgang mit eingehenden Dokumenten sowie deren komfortable Archivierung. Neben der Schnittstelle zu MS Outlook bestehe nun auch eine Verknüpfung zu Lotus Notes, über die E-Mails und Anhänge direkt im EIM abgelegt werden könnten. Auch an Microsoft 365 sei nscale näher herangerückt: Es sei nun möglich, Templates direkt in einer Microsoft 365-Applikation wie etwa Word zu öffnen. So könnten die Vorlagen eines gesamten Unternehmens oder einer Behörde zentral verwaltet werden, die mühsame Prüfung eines lokal hinterlegten Templates auf Aktualität entfalle. Eine neue Scan-Extension im Web-Client erlaubt es, Scan-Aufträge jetzt direkt aus dem Ordner zu starten, in dem das betreffende Dokument abgelegt werden soll. Zudem sei im nscale Cockpit nun die Signaturlösung Governikus Signer integriert. Daneben beinhalte das aktuelle Release zahlreiche weitere Funktionserweiterungen und Features, die insbesondere die Weiterentwicklung des Webclients, smarte Layouts und eine vereinfachte Administration im Web beträfen. (sib)

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