[28.10.2022] Die hausweite Verwaltungsdigitalisierung geht die Stadt Heide mit dem Dokumenten-Management-System enaio von Optimal Systems an. Bereits seit dem Jahr 2006 arbeitet sie mit der Lösung, die mit den Jahren gruppen- und sachbezogen ausgeweitet wurde.

Um Verwaltungsvorgänge effizienter und zeitgemäß gestalten zu können, hat sich die Stadt Heide für die flächendeckende Einführung des Dokumenten-Management-Systems (DMS) enaio entschieden. Das berichtet jetzt Optimal Systems als Anbieter des DMS. Bereits im Jahr 2006 habe die Kommune in Schleswig-Holstein die Enterprise Content Management (ECM) Suite enaio für 13 User zur Anbindung der Finanz-Software CIP eingeführt. Im selben Jahr habe die Stadt die Pilotphase im Fachdienst Finanzen/Stadtkasse gestartet. „Wir wollten mit der Zeit gehen und die Digitalisierung in unsere Verwaltung bringen“, berichtet EDV-Leiter Knut M. Dannenberg. „Unser damaliges File-System war sehr unflexibel in der Handhabung, sodass Daten in der Masse verloren gegangen sind. Fileserver, Profil-System, Outlook-Postfach – alle diese verschiedenen digitalen Ablageorte bedeuteten Mehrarbeit und langsamere Prozesse. Um produktiver und schneller arbeiten zu können, ist unsere Wahl auf das DMS enaio gefallen.“ Mit den Jahren ist die Ausweitung des DMS jeweils gruppen- und sachbezogen auf weitere Fachdienste erfolgt, berichtet Optimal Systems. Heute zähle die Lösung in Heide 92 User. Von großer Bedeutung seien für die Stadt die regelmäßigen Schulungen des Personals in drei bis fünf Personengruppen. Denn die Motivation und das Verständnis der Mitarbeitenden seien für die Realisierung des hausweiten Ausbaus essenziell.
Als nächstes wolle die Stadt das Modul Vertragsverwaltung in enaio einführen und etablieren. Weiterhin diene das DMS als das zentrale Verfahren für den Schriftverkehr und die Aktenpflege, sodass die weitere Anbindung von Fachverfahren avisiert ist. (ve)

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https://www.optimal-systems.de

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Bildquelle: OPTIMAL SYSTEMS