[2.5.2014] Laut einer Studie der International Data Corporation ist bei der Optimierung dokumentenintensiver Prozesse die Sicherheit im Public Sector von herausragender Bedeutung.

Eine Studie zum Print- und Dokumenten-Management in Deutschland hat jetzt die International Data Corporation (IDC) vorgelegt. Ziel der Ende 2013 durchgeführten Marktbefragung war es, Trends bei Optimierungsmaßnahmen von dokumentenintensiven Geschäftsprozessen mithilfe von Print- und Dokumenten-Management zu ermitteln. Befragt wurden 220 Unternehmen mit mindestens 200 Mitarbeitern. Acht Prozent der Befragten sind Mitarbeiter der öffentlichen Verwaltung. Eine Erwartung: Die Verwendung von Papier geht zurück, die Digitalisierung steigt. Aber auch das mobile Drucken gewinnt der Studie zufolge an Bedeutung. Bei allen Maßnahmen – und das ist laut IDC in diesem Ausmaß neu – ist die Gewährleistung der Sicherheit das oberste Ziel. Hier habe die NSA-Affäre offenbar bei vier von fünf befragten Unternehmen das Bewusstsein verändert.

Einsatz mit Hindernissen

37 Prozent der Unternehmen betreiben ihre Druckerumgebung mit Printmanagement. Knapp ein Drittel plant die Einführung innerhalb der kommenden ein bis zwei Jahre und weitere 25 Prozent beschäftigen sich intensiv mit der Thematik. Einen großen Bedarf an Managed Print Service (MPS) zeigt etwa die öffentliche Verwaltung. Bei den befragten Unternehmen sind Funktionen zum Scannen und zur manuellen Weiterleitung von Dokumenten, elektronische Formulare und elektronische Archivierung oder Lösungen für sicheres Drucken und Authentifizierung am häufigsten im Einsatz. Die aufwendige Implementierung von Document Solutions Software oder die Integration dieser Software Tools mit Unternehmensapplikationen und Datenbanken sind bei der Optimierung größere Herausforderungen. Auch undurchsichtige Abläufe nennen 25 Prozent der Befragten als größeres Hindernis. Als größte Barriere hat sich die enge Zusammenarbeit von IT und Fachbereichen herausgestellt. Fachbereiche trauen demnach der IT-Abteilung die Prozessoptimierung nicht immer zu. Umgekehrt monieren die IT-Entscheider die fehlende Unterstützung des Managements und tun sich mit einer Vielzahl unterschiedlicher Ansprechpartner in den verschiedenen Unternehmensbereichen schwer.

Besonderheiten im öffentlichen Sektor

Papierverarbeitung ist für den Public Sector ein wichtiges Thema. Im Vergleich zu reinen Wirtschaftsunternehmen wird nicht nur der Posteingang genauer dokumentiert. Überdurchschnittlich oft sind auch DMS-Lösungen im Einsatz. Laut Johannes Bischof, President und Geschäftsführer von Konica Minolta Business Solutions Deutschland, liegt in der zunehmenden Digitalisierung ein riesiges Einsparpotenzial. „E-Formulare statt Print bedeuten Geschwindigkeit, Bürgerfreundlichkeit und eine gute Antwort auf den Kostendruck.“ Überdurchschnittlich wichtig ist im öffentlichen Bereich zudem der Datenschutz. Ein Trend ist laut der Studie das sichere Drucken mit Authentifizierung am System. Und während in der Unternehmenswelt die Entwicklung dahin geht, dass sich die private und geschäftliche Nutzung verzweigen, ist für Behörden die strikte Trennung wichtig. „Im Bereich Print und Dokumenten-Management gibt es sehr innovative Kommunen und Landesverwaltungen“, sagt Jan Neumann, Vertriebsleiter Printing und Managed Services bei HP, „weniger aber auf Bundesebene. Das hängt von den Budgets ab. Ausgeprägter ist sie etwa bei öffentlichen Trägern wie Universitäten oder Kliniken.“ Sönke Nonnsen, Vertriebsleiter der Firma Lexmark, ergänzt: „Da die Entscheidungskompetenz bei Behörden nicht zentral ist, dauern die Innovationen außerdem länger.“

Verena Barth

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Stichwörter: Dokumenten-Management, IDC, Hewlett-Packard (HP), Konica Minolta, Lexmark

Bildquelle: PEAK Agentur für Kommunikation