[14.11.2017] Weniger Papier und eine effiziente Gestaltung von Verwaltungsprozessen soll die Digitalisierung dem Betriebshof der Stadt Laatzen bringen. Eine Web-Auftragserfassung und eine App zur mobilen Datenerfassung von Axians Infoma erleichtern jetzt die Arbeit.

Dank Web-Auftragsverwaltung und mobiler Datenerfassung konnte der Betriebshof der Stadt Laatzen seine Prozesse deutlich verbessern. „Die Beauftragung des Betriebshofs lief in der Vergangenheit über verschiedenste Kanäle, wie zum Beispiel per E-Mail, per Word-Auftragsformular oder per Anruf“, erinnert sich Jan-Grischa Mundt, stellvertretender Team-Leiter beim Betriebshof der Stadt Laatzen. „Seit dem 1. Juli 2017 haben wir mit der Web-Auftragserfassung einen einheitlichen und digitalen Weg implementiert, dem Betriebshof die verschiedenen Dauer- und Einzelaufträge bereitzustellen.“ Wie die Kommunale Datenverarbeitung Oldenburg (KDO) mitteilt, können die Fachteams der Stadtverwaltung mit dem neuen Modul eine Beauftragung schnell und einfach per Web-Formular erledigen. Den weiteren Verlauf der Bearbeitung – bis hin zur Fertigstellung – könne der Auftraggeber ebenfalls über die Web-Lösung einsehen. Beim Betriebshof nehmen drei Einsatzleiter die eingehenden Aufträge an und koordinieren die erforderlichen Arbeiten durch die einzelnen Arbeitsgruppen. „Durch dieses einheitliche Vorgehen und die verstärkte Nutzung von Einzelaufträgen haben wir jetzt deutlich mehr Transparenz über das gesamte Aufkommen unserer Aufträge und den Bearbeitungsstatus. Auch die Kommunikation zurück zu unseren Auftraggebern ist einfacher geworden“, berichtet Jan-Grischa Mundt.

Stundenzettel ade

Auch bei der Verschreibung der geleisteten Arbeitsstunden geht der Laatzener Betriebshof neue Wege und setzt auf die Infoma newsystem-App Mobile Datenerfassung (MDE). Laut KDO wurden die Arbeitsstunden sowie Maschinen- und Fahrzeugeinsätze bislang von allen 77 Mitarbeitern handschriftlich auf Stundenzetteln notiert. Anschließend habe man sie manuell in das Verfahren übernommen. Durch die mobile Lösung werden die Informationen nun von 26 Vorarbeitern via Smartphone oder Tablet erfasst und automatisch an Infoma newsystem übertragen. Im Modul Kommunale Betriebe können die Daten dann wie gewohnt gebucht und zur Abrechnung gebracht werden. Oliver Snay, verantwortlicher Projektleiter bei der KDO, erklärt: „Die Vorarbeiter haben auf dem Mobilgerät Zugriff auf ihre Aufträge, auf Objekte, auf Leistungsarten, auf Mitarbeiter und weitere Ressourcen des Betriebshofs wie Fahrzeuge, Geräte und Maschinen. Somit können die gesamten Arbeitszeiten des Tages direkt auf die Aufträge erfasst und mit Infoma newsystem synchronisiert werden.“ Jan-Grischa Mundt zieht ein positives Fazit: „Nach etwa vier Monaten Echtbetrieb können wir deutliche Verbesserungen in den Prozessen feststellen. Bei der Zeitverschreibung müssen wir nicht mehr doppelt erfassen; und die Abläufe vom Auftragseingang bis hin zur Abrechnung sind spürbar schlanker geworden. Deshalb wird die Umstellung auch von den Mitarbeitern sehr gut angenommen. Natürlich gibt es im Hinblick auf die App von unserer Seite noch Verbesserungswünsche. Hier hat uns die KDO bereits signalisiert, dass der Hersteller Axians Infoma einige unserer Anforderungen noch in diesem Jahr mit Updates umsetzen wird.“ (ve)

http://www.kdo.de
http://www.infoma.de

Stichwörter: Finanzwesen, Kommunale Datenverarbeitung Oldenburg (KDO), Infoma, Laatzen

Bildquelle: Axians Infoma / Stadt Laatzen