[26.2.2021] Um die Herausforderungen im neuen Behörden-Arbeitsalltag zu meistern, müssen neben dem Dokumenten-Management-System auch Output- und Druck-Management-Systeme modernisiert werden. Nur so ist remotes Arbeiten effektiv umsetzbar.

Im Kampf gegen die Corona-Pandemie wird das öffentliche Leben auf ein Minimum zurückgefahren. Staatliche Institutionen stellt das vor besondere Herausforderungen, denn in der Verwaltung ist Homeoffice bislang kein Standard. Mitarbeiter benötigen mobile Lösungen, die den stationären hinsichtlich der Leistung in nichts nachstehen, jedoch eine höhere Flexibilität bieten. Sie müssen einfach zu bedienen, robust und leicht sein, aber sich natürlich auch problemlos in die bestehende IT-Landschaft einbinden lassen.
Viele denken bei diesem Thema vorrangig an Notebooks oder Rechner. Allerdings ist ein Drucker im Homeoffice für die tägliche Arbeit ein wichtiges Arbeitsmittel – und das nicht erst seit der Corona-Krise. Doch die Themen Drucker und Dokumenten-Management stellen eine große Herausforderung für Behörden dar. Dabei geht es nicht nur um die Auswahl der passenden Modelle, sondern auch um Themen wie zentrale Verwaltung, die Einhaltung von Datenschutzrichtlinien oder die Sicherheit während der Datenübertragung und des Ausdrucks. Die Verfügbarkeit der Drucker ist in einer moderne Druckinfrastruktur besonders wichtig. Jedes Wartungsfenster, jeder Ausfall aufgrund von fehlender Tinte oder eines leeren Toners ist ein Ärgernis für die Anwender.

Managed Print Services verkürzen Wartungsfenster

Die Lösung ist ein System, das auf die Anforderungen der Behörde zugeschnitten ist – so genannte Managed Print Services (MPS). Einerseits verkürzen sich so die Wartungsfenster durch die Möglichkeit der Fernwartung und Ferndiagnostik. Andererseits werden Verbrauchsmaterialien automatisch nachbestellt, bevor sie zur Neige gehen. Druckaufträge kommen heute zudem nicht mehr nur von stationären Computern. Es wird mittlerweile mit einer Vielzahl unterschiedlicher Geräte auf die Druckinfrastruktur zugegriffen. Dazu sind flexible Druck-Management-Lösungen gefragt. Anwender können damit unabhängig vom Betriebssystem von jedem Gerät aus einfach und schnell Druckaufträge abschicken.
Für Behörden lohnt es sich gleich mehrfach, professionelle Druck-Management-Lösungen zu implementieren: Zum einen steigern sie die Effizienz ihrer Mitarbeiter und unterstützen eine flexible Arbeitsweise. Mit MPS wird nicht nur die Verfügbarkeit von Verbrauchsmaterialien automatisiert. Vielmehr lässt sich damit auch die Druckinfrastruktur bedarfsgerechter planen und eine optimierte Auslastung der Hardware sicherstellen. So kann in den meisten Fällen Hardware eingespart oder mehrere ältere Modelle durch neue, leistungsfähigere Geräte ersetzt werden. Nicht selten sind dabei deutliche Kosteneinsparungen von bis zu 30 Prozent möglich.

Zahl der Angriffspunkte wächst

Die Absicherung der Geräte und des Dokumenten-Workflows wird durch Homeoffice und mobiles Arbeiten noch wichtiger, da die Zahl der Angriffspunkte wächst. Diese Arbeitsformen erfordern pragmatische Lösungen.
Behörden müssen ihre Geräte im Homeoffice durch entsprechende Sicherheitsfunktionen schützen. Viele Geräte bieten bereits Features und Anwendungen, die dabei unterstützen, die Datenschutzrichtlinien einzuhalten. Dazu gehört die kontinuierliche Kontrolle aller Drucker im Netz, einschließlich der ins Netz eingebundenen externen Drucker im Homeoffice, ebenso wie standardmäßig verschlüsselte Festplatten, die Daten nach der Nutzung selbstständig überschreiben. Des Weiteren ist ein modernes Output Management notwendig, das die Ausdrucke erst ausgibt, wenn eine Legitimation des Mitarbeiters an der Hardware erfolgt ist. Damit ist sichergestellt, dass die Ausdrucke nur von berechtigten Personen abgerufen werden können. Nicht abgerufene Aufträge werden nach einer definierten Zeit gelöscht. Zudem ist eine sichere Übertragung der Daten zum Output-Gerät wichtig. Die Daten sollten während der Übertragung, aber auch während sie im Drucker gespeichert sind, verschlüsselt sein.

Cloud-Anbindung ist wichtige Voraussetzung

In der neuen Normalität wird die Arbeit weder rein im Homeoffice erledigt noch im Büro. Es wird sich um eine Hybridlösung handeln. Mitarbeiter benötigen daher Zugriff auf Anwendungen und die passende Hardware, um ihre Aufgaben auch remote professionell erledigen zu können. Dabei spielt die Digitalisierung von Dokumenten und deren Einspeisung in ein Dokumenten-Management-System eine wichtige Rolle.
Der Grund: Im Homeoffice fehlt es häufig an Scannern und vor allem an leistungsfähigen Geräten, die eine hohe Anzahl an Dokumenten in kurzer Zeit digitalisieren können. In Behörden ist eine solche Hardware jedoch unabdingbar, um den Dokumentationspflichten nachzukommen.
Eine problemlose Integration von Scannern in Dokumenten-Management-Umgebungen und die Verwaltung digitalisierter Dokumente lassen sich mithilfe verschiedener Applikationen deutlich vereinfachen. Solche Lösungen ermöglichen ein flexibles Arbeiten – egal, ob aus dem Homeoffice oder im Büro. Dabei ist die Anbindung an die Cloud eine wichtige Voraussetzung. Neben ihrer Leistungsfähigkeit und Kompatibilität mit entsprechenden Applikationen sollten Scanner und andere Geräte auch möglichst kompakt und energieeffizient sein.

Michael Gieseke ist Category Business Development Manager Printing Solutions bei der HP Deutschland GmbH.

https://www.hp.com
Dieser Beitrag ist in der Ausgabe Februar 2021 von Kommune21 erschienen. Hier können Sie ein Exemplar bestellen oder die Zeitschrift abonnieren. (Deep Link)

Stichwörter: IT-Infrastruktur, Hewlett-Packard (HP), Drucker, Output Management, Homeoffice

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