[12.4.2021] Die Digitalisierung der Verwaltung bringt Erleichterungen und Flexibilität, aber auch Vorbehalte und neue Angriffspunkte mit sich. Um die Belange der Mitarbeiter hier richtig zu gewichten, hat die Stadtverwaltung Speyer eine neue Dienstvereinbarung aufgesetzt.

Auch in den Stadtverwaltungen schreitet die Digitalisierung immer weiter voran: Während neue Entwicklungen die Märkte erobern, sind Begriffe wie Open Data, Smart City oder E-Government aus dem Verwaltungssprachgebrauch nicht mehr wegzudenken. Im nationalen wie internationalen Vergleich zählen heute außerdem fortschrittliche Verwaltungsleistungen und Arbeitsprozesse zu wichtigen Qualitätskriterien.
Die Digitalisierung ermöglicht es allen Verwaltungsbereichen, an dieser Entwicklung teilzuhaben. Stets zu beachten ist dabei nicht nur der Einsatz moderner Technik. Ebenso müssen flexible Arbeitsmodelle und neue Formen der Zusammenarbeit berücksichtigt werden. Einen hohen Stellenwert hat außerdem, wie sich eine Stadtverwaltung extern als Arbeitgeberin präsentiert. Gefragt sind moderne Arbeitgeber, die die Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben im Blick behalten und fördern. Die Digitalisierung übernimmt somit auch bei der Personalgewinnung und -entwicklung eine zentrale Rolle.

Sachgebiet Digitale Verwaltung

Da eine umfassende Verwaltungsmodernisierung Unwägbarkeiten, Ängste oder Vorbehalte seitens der Beschäftigten mit sich bringen kann, ist eine größtmögliche Transparenz und Teilhabe wichtig. Um in diesem Rahmen die Belange der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, beispielsweise bezüglich des Arbeits- und Gesundheitsschutzes zu gewichten, wurde die „Dienstvereinbarung zur Modernisierung und Digitalisierung in der Stadtverwaltung Speyer“ entwickelt. Am 27. August 2020 haben Oberbürgermeisterin Stefanie Seiler und der Personalratsvorsitzende Werner Ruffing diese unterzeichnet. Die Dienstvereinbarung regelt unter anderem die Beschäftigungssicherung und Qualifizierung der Mitarbeiter, die Rolle der Führungskräfte auf dem Transformationsweg oder den Umgang mit personenbezogenen Daten.
Bereits zu Beginn des Jahres 2020 wurde bei der Stadt Speyer ein eigenes Sachgebiet, „Digitale Verwaltung“ eingerichtet. Seit Mai verantwortet es die Beigeordnete Sandra Selg. Sie bindet die Personalvertretung und die Gleichstellung frühzeitig in Modernisierungs- und Digitalisierungsvorhaben ein, die sich wiederum auf aktuelle Geschehnisse und Trends beziehen. Arbeitsformen, Prozesse und Abläufe verändern sich, sodass Bereiche wie Telearbeit, Teilzeit und mobiles Arbeiten ausgebaut und sublimiert werden müssen.

Transparenz und Teilhabe

Gerade die Corona-Pandemie hat gezeigt, welch großen Stellenwert die Schaffung digitaler Alternativen haben kann: Die Entwicklung technischer Voraussetzungen wurde elementar, um effektives Arbeiten von zu Hause aus zu ermöglichen, ohne die Funktionstüchtigkeit der Verwaltung einzuschränken. Insbesondere im zweiten Halbjahr 2020 hat die Stadt Speyer deshalb die Rahmenbedingungen für das Homeoffice erheblich ausgebaut. Die Anzahl der Heimarbeitsplätze wurde innerhalb eines Jahres vervierfacht und somit ein geeignetes Umfeld für die partielle, situationsbedingte Umstellung von Präsenz- auf Heimarbeit geschaffen.
Diese Novellierung birgt eine große Verantwortung, denn der betriebliche Arbeitsschutz als Beitrag zum Gesundheitsschutz der Beschäftigten muss unbedingt gewahrt bleiben. Es sollte beispielsweise die technisch mögliche, dauerhafte Erreichbarkeit – telefonisch und per E-Mail – zeitlich beschränkt werden. Mit entsprechender Unterstützung lassen sich außerdem Widerstände und Ängste vor dem Unbekannten oder die Skepsis und Unwissenheit in Bezug auf neue Technologien seitens der Mitarbeiter ausräumen. Hier sind vor allem die Führungskräfte gefragt. Sie müssen den Veränderungsprozess auf dem Weg zu einer modernen Stadtverwaltung aktiv mitgestalten und unterstützen. Information, Transparenz und Einbindung sind dafür ebenso unerlässlich wie Kompetenzerweiterung und Innovationsbereitschaft. In Speyer sollen Digitallotsen die leitenden Positionen bei dieser Herausforderung unterstützen. Sie sollen die Verwaltungsmitarbeiter für das Thema Digitales sensibilisieren und motivieren, aber auch Probleme und Nöte analysieren und weiterleiten. Als Multiplikatoren ist es zudem ihre Aufgabe, über die Aktivitäten der Stadt im Bereich Digitalisierung zu informieren und als Ansprechpartner zur Verfügung zu stehen.

Datenschutz mitdenken

Dass Speyer bereits wichtige Schritte auf dem Weg zur Smart City gegangen ist, zeigen die derzeit verfügbaren Online-Angebote. Die Bürger können beispielsweise Meldebescheinigungen und Geburtsurkunden – ohne Vorsprache im Amt – online beantragen. Des Weiteren sind die An- und Abmeldung von Kraftfahrzeugen sowie die Reservierung eines Wunschkennzeichens per Mausklick möglich. Auch die Meldung eines Hundes für die Veranlagung zur Hundesteuer können die Bürger von zu Hause oder unterwegs aus abwickeln. In diesem Kontext spielt der Datenschutz eine wesentliche Rolle, zumal er in den vergangenen Jahren deutlich verschärft wurde; Stichwort: Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). Die Verwaltungsmitarbeiter müssen also dahingehend sensibilisiert werden, Daten gesetzeskonform zu behandeln. Aus diesem Grund ist in der Dienstvereinbarung näher erläutert, welche Arten von Daten bei der Verwaltung auftreten und wie sie zu händeln sind. Denn Datenpannen wirken sich unmittelbar auf das Image und die wahrgenommene Vertrauenswürdigkeit der Stadt aus und sind nur schwer wieder zu beheben. Auf der anderen Seite sollen aber auch die Mitarbeiter vor Leistungs- und Verhaltenskontrollen, die durch die neuen IT-Möglichkeiten entstehen, geschützt werden.

Mit der Zeit gehen

Nach dieser Maxime will die Stadtverwaltung Speyer die Neuerungen, die im Rahmen der Digitalisierung vollzogen wurden, beibehalten und weiterentwickeln. Die Kompetenzen der Beschäftigten sollen weiterhin aktiv gestärkt und gleichzeitig die Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben optimiert werden. Das wiederum kann die Attraktivität der Stadtverwaltung als familienfreundlicher Arbeitgeber steigern. Bei allen Möglichkeiten, die die Modernisierung mit sich bringt und offen hält, müssen aber der demografische Wandel in den einzelnen Abteilungen sowie die Eigenarten verschiedener Prozesse berücksichtigt werden. Sie machen auch in Zukunft einen realen Kontakt erforderlich, um effektives Arbeiten und einen umfassenden Service gegenüber den Bürgern zu gewährleisten. Damit dieser Service mit digitalen Potenzialen bestmöglich komplementiert werden kann, muss die Stadt ihre Dienstvereinbarung stetig ausbauen und optimieren. Nur so kann die Digitalisierung einen wertvollen Beitrag zur Entlastung der Bürger und Beschäftigten der Kommune bei gleichzeitig umfassendem Schutz aller Beteiligten gewährleisten.

Maike Threin ist Sachgebietsleiterin Digitale Verwaltung bei der Stadtverwaltung Speyer.

https://www.speyer.de
Dieser Beitrag ist in der Ausgabe April 2021 von Kommune21 erschienen. Hier können Sie ein Exemplar bestellen oder die Zeitschrift abonnieren. (Deep Link)

Stichwörter: Personalwesen, Speyer

Bildquelle: Stadt Speyer