[15.3.2006] Seit Januar 2006 setzt die Große Kreisstadt Schramberg die DMS- und Archivlösung OS.5 ECM des Unternehmens Optimal Systems zur Dokumentenverwaltung ein. Dabei wird der Boorberg-Aktenplan, der Standard-Ordnungsrahmen in baden-württembergischen Behörden, in der Lösung abgebildet.

Die Stadtverwaltung Schramberg geht mit der Einführung der ECM-Suite der Firma Optimal Systems den ersten Schritt hin zu einem ganzheitlichen Archivierungs- und Dokumenten-Management. Herzstück der Lösung ist die Integration des Aktenplans in dem neuen Aktenverwaltungssystem. Die Ablage nach dem Boorberg-Aktenplan, dem angewandten Standard-Ordnungsrahmen in baden-württembergischen Behörden, war eine der wesentlichen Anforderungen an das DMS. Denn einerseits sollte die Möglichkeit bestehen, wie gewohnt nach Aktenplan suchen zu können, andererseits sollte aber auch die Option gegeben sein, sich quer durch alle Aktenzeichen hindurch zu bewegen - beispielsweise für Mitarbeiter, die mit dem kommunalen Aktenplan nicht vertraut sind. Ziel ist, eine breite Basis an Informationen für alle Bereiche anzubieten. Durch die virtuelle Abbildung von Schränken, Ordnern, Registern und Dokumenten ermöglicht die Software eine schnelle Einarbeitung der Mitarbeiter. Zudem können alle Altakten 1:1 im System abgebildet werden. Ein weiterer Vorteil der einfachen Struktur besteht darin, dass jeder Sachbearbeiter einen anderen Bereich in der Stadtverwaltung ohne großen Umschulungs- oder Einarbeitungsaufwand übernehmen kann. Optimal Systems hat die Projektgestaltung in Zusammenarbeit mit dem Rechenzentrum Kommunale Informationsverarbeitung Reutlingen-Ulm (KIRU) durchgeführt. Die Einführung von OS.5 ECM erfolgte zuerst in den Bereichen Aktenverwaltung, Bürgerbüro, VHS und der Kasse. Weitere Bereiche wie Personal, Soziales und Wirtschaftsförderung sollen folgen. (hi)

http://www.schramberg.de
http://www.optimal-systems.de

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