[28.7.2015] Um die Einhaltung datenschutzrechtlicher Vorschriften zu gewährleisten, setzt die Gemeinde Jork auf einen externen Datenschutzbeauftragten. Der sorgt in den öffentlichen Einrichtungen der Kommune für Sicherheit – auch in den Schulen.

Wo große Datenmengen genutzt, verarbeitet und miteinander verknüpft werden, ist Datenschutz und Datensicherheit das oberste Gebot. Neben nicht-öffentlichen Stellen sind auch Behörden und Kommunen per Gesetz zum Datenschutz verpflichtet und müssen einen Datenschutzbeauftragten bestellen. Dessen Aufgabe ist es, innerhalb einer Organisation auf die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorschriften zu achten und bei der Initiierung und Umsetzung technisch-organisatorischer Maßnahmen zu beraten. Der Datenschutzbeauftragte kann aus den eigenen Reihen kommen oder von einer externen Kraft bekleidet werden. Auf jeden Fall muss er eine ganze Reihe von Voraussetzungen erfüllen. Dazu zählen die objektive Aufgabenausführung und ein stets aktuelles, umfassendes Fachwissen auf den Gebieten des Rechts, der Informationstechnik und der Betriebsorganisation oder -wirtschaft.

Datenschutz sorgt vor

Die gesetzliche Verpflichtung zur Bestellung eines Datenschutzbeauftragten besteht auch für Schulen. „Für eine konsequente Umsetzung des Datenschutzes braucht es Sorgfalt, Zeit und Fachkunde“, weiß Matthias Riel, Datenschutzkoordinator und allgemeiner Vertreter des Bürgermeisters der Gemeinde Jork. „Aus Ressourcengründen können nach unseren Erfahrungen Schulen den Datenschutz in der benötigten Qualität und Kontinuität nicht alleine umsetzen. Hinzu kommt, dass für die Finanzierung des notwendigen Aufwandes Mittel bereitgestellt werden müssten.“ Welche Folgen mangelnder Datenschutz an Schulen haben kann, zeigen gleich mehrere Beispiele. In Lübeck haben zwei Gymnasiasten das schulische Netzwerk gehackt und die Abiturnoten manipuliert. In Krefeld nutzten die Schüler der Abiturklasse ein Datenleck, um sich illegalen Zugang zu den Abituraufgaben zu verschaffen. Datenschutz an Schulen muss aber auch im nicht-automatisierten Bereich gewährleistet sein. So könnten beispielsweise durch eine unachtsame Entsorgung der Schulakten sensible Informationen in die Hände Dritter gelangen. Auch die Installation einer Videoüberwachung fällt unter den Datenschutz. Um gegen Vandalismus und Schmierereien vorzugehen, hatte der Rektor einer niedersächsischen Schule im Vorraum einer Schultoilette eine Kamera-Attrappe anbringen lassen. Obwohl es sich dabei um einen Dummy handelte, sorgte der Fall für Proteste und große negative Medienresonanz – bis hin zum Abbau der Kamera. Zu Recht, denn die Überwachung von Toiletten ist ebenso unzulässig wie der generelle Einsatz von Kamera-Attrappen in Schulen.

Hilfe von außen

Um die Einhaltung datenschutzrechtlicher Vorschriften zu gewährleisten, haben Schulen ebenso wie andere öffentliche oder nicht-öffentliche Stellen die Option, einen externen Datenschutzbeauftragten zu bestellen. Matthias Riel kennt die Vorteile einer solchen Lösung, denn in der Kernverwaltung hat die Gemeinde Jork bereits seit Jahren einen externen Datenschutzbeauftragten: „In der Vergangenheit haben wir mehrere Geschäftsprozesse digitalisiert. Dabei bemerkten wir schnell, wie komplex die Aufgaben im Bereich Datenschutz sind und haben uns die fachliche Unterstützung der Kommunalen Datenverarbeitung Oldenburg an Bord geholt. Mit dem gemeinsamen Datenschutzbeauftragten – einer Fachkraft der KDO, die wir zum behördlichen Datenschutzbeauftragten bestellt haben – fühlten wir uns zu jedem Zeitpunkt sicher.“
In den Jahren 2009 bis 2010 nutzte die Gemeinde Jork die Landesförderung aus dem Konjunkturpaket II und stattete ihre Schulen mit moderner Technik, wie Beamern und interaktiven Whiteboards, aus. „Mit der neuen Hardware stiegen die Anforderungen an das EDV-Wissen und den Datenschutz“, erklärt Matthias Riel. „Vor diesem Hintergrund haben wir uns dazu entschlossen, unsere Kooperation mit der KDO auszuweiten und den gemeinsamen Datenschutzbeauftragten auch unseren Schulen zur Verfügung zu stellen. Gemeinsam mit den Datenschutzexperten können Schulleitungen technische und organisatorische Maßnahmen zum Datenschutz individuell festlegen und im Rahmen des gegebenen Budgets umsetzen.“ Dabei spielt für Matthias Riel der Blick von außen eine wichtige Rolle. „Die Kollegen der KDO können die potenziellen Sicherheitslücken besser erkennen und durch Praxisbeispiele Lehrer und Rektoren für das Thema Datenschutz sensibilisieren. Dadurch wird Objektivität gesichert und die so genannte Betriebsblindheit vermieden.“

Positives Ergebnis

Die Zusammenarbeit mit der Kommunalen Datenverarbeitung Oldenburg wurde von den Pädagogen und Rektoren in Jork positiv aufgenommen. „Um einen Überblick über die aktuelle Situation zu verschaffen, wurden gemeinsame Schulbegehungen durchgeführt. Anschließend wurden alle erforderlichen Maßnahmen und weitere Vorschläge zur Verbesserung des Datenschutzes in einem Bericht festgehalten. Mit dem gemeinsamen Datenschutzbeauftragten der KDO sind wir in Sachen Datenschutz in allen unseren Einrichtungen auf der sicheren Seite“, fasst Matthias Riel zusammen. Das Beispiel der Gemeinde Jork zeigt, dass die Herausforderungen rund um das Thema Datenschutz an Schulen mit nötigem Fachwissen und ausreichender Praxiserfahrung durchaus lösbar sind. Die Datenschutzexperten der KDO bringen beides mit.

Christiane Beier ist Team-Managerin Marketing bei der Kommunalen Datenverarbeitung Oldenburg (KDO).

http://www.jork.de
http://www.kdo.de
Dieser Beitrag ist in der Juli-Ausgabe von Kommune21 erschienen. Hier können Sie ein Exemplar bestellen oder die Zeitschrift abonnieren. (Deep Link)

Stichwörter: Schul-IT, Kommunale Datenverarbeitung Oldenburg (KDO), IT-Sicherheit, Jork

Bildquelle: Gemeinde Jork