[22.12.2015] Der Regionalverband Ruhr arbeitet schon lange mit einem Ratsinformationssystem. Wie weit der Verband auf dem Weg zum papierlosen Sitzungsdienst vorangekommen ist, erläutert Jochem von der Heide, Leiter des Referats Verbandsgremien.

Herr von der Heide, der Regionalverband Ruhr setzt bereits seit vielen Jahren ein Ratsinformationssystem ein. Für welche Lösungen hat sich der Regionalverband entschieden?

Der Systementscheidung ist eine umfangreiche Recherche auf dem deutschen Markt zu den eingesetzten Gremieninformationssystemen vorausgegangen. Die 15 Mitgliedskörperschaften des Regionalverbandes Ruhr hatten damals marktführende Fremdsysteme und Inhouse-Systeme im Einsatz. Die Entscheidung fiel zugunsten der Firma MoreRubin, insbesondere aufgrund der deutlich besseren Funktionalität der Vorlagenerstellung und der Stammdatenverwaltung in der internen Systemkonfiguration.

Welche Vorteile erhoffte sich der Verband von der Lösung?

Wesentlicher Vorteil für den Verband war bereits zu Beginn der Systemeinführung, dass durch die Online-Funktion des Systems die Entscheidungen der Verbandsversammlung einer breiteren Öffentlichkeit in einfacher Form bekannt gemacht werden konnten. Die wesentliche Unterscheidung zu anderen Anbietern bestand darin, dass zumindest zum Zeitpunkt der Systementscheidung die Stammdatenverwaltung einen schnellen und optimalen Funktionszugriff ermöglicht hat. Weiterer Vorteil war die ohne großen Schulungsaufwand durchzuführende Vorlagenerstellung durch die sachbearbeitenden Mitarbeiter der Verwaltung.

Was waren die besonderen Herausforderungen bei der Einführung?

Die mit der IT-Abteilung unseres Hauses erarbeiteten technischen Lösungen sind jeweils mit dem Systemhaus MoreRubin abgestimmt worden. Einzig relevanter Diskussionspunkt war die Frage, ob die Software-Lösung auf internen Servern des Regionalverbandes Ruhr laufen sollte oder auf externen Servern. Der Verband hat sich für letztere Lösung entschieden. Die Auslagerung hat sich als sinnvoll erwiesen.


Was hat sich seit der Software-Einführung in der Gremienarbeit verändert?

In der ersten Stufe ist noch bis zum Jahr 2014 parallel der papiergestützte Versand der Unterlagen erfolgt. Ein unmittelbarer Kostenvorteil konnte zu diesem Zeitpunkt noch nicht generiert werden. Gemeinsam mit dem Anbieter ist aufgrund der erheblichen Vergrößerung der Verbandsversammlung mit Beginn der Wahlperiode 2014 zum webbasierten Sitzungsmanagement eine appbasierte Lösung entwickelt worden. Dadurch ist es gelungen, mit Beginn der 13. Wahlperiode den papiergestützten Sitzungsdienst nahezu vollständig einzustellen. Die hierzu angestellten Kostenberechnungen des Regionalverbandes Ruhr hätten bereits bei einer 70-prozentigen Nutzung des papierlosen Sitzungsdienstes eine effiziente Systemumstellung ergeben. Da inzwischen 90 Prozent der Mandatsträger den papierlosen Sitzungsdienst benutzen, sind über die App-Entwicklung alle zu Beginn der Systemeinführung im Jahr 2004 perspektivisch vorgesehenen Verfahrensschritte umgesetzt worden.

Mit welchen Geräten kann die App verwendet werden?

Die App ist zurzeit ausschließlich für das iPad konzipiert. Grund für die Systementscheidung zugunsten des Apple-Produkts war die deutlich höhere Datensicherheit. Ob zukünftig eine Ausweitung der appgestützten Gremieninformation auch auf die Systemoberflächen von Android oder möglicherweise Microsoft Windows 10 erfolgt, kann zurzeit nicht eingeschätzt werden.

Welche Änderungen gab es bislang?

Seit Einführung des webgestützten Auftrittes sind diverse Sonderapplikationen auf Wunsch des Regionalverbandes Ruhr erstellt worden. Der Regionalverband Ruhr dokumentiert die Sitzungen des höchsten Gremiums Verbandsversammlung, also den vollständigen Sitzungsablauf mit allen Redebeiträgen, in einer Audiodatei. Damit wurde nicht nur eine erhebliche Erleichterung für die Schriftführung erzielt, sondern zusätzlich auch eine Verfügbarkeit der Redebeiträge vergangener Sitzungen für die Mandatsträger. Ebenso wird in ständiger Weiterentwicklung mit dem Anbieter die Systemoptimierung abgestimmt und – was für den Verband überaus wichtig ist – zeitnah umgesetzt.

Welche weiteren Schritte sind geplant?

Aktuell prüft der Verband die Einführung eines elektronischen Workflows der Sitzungsunterlagen. Damit wird die papiergestützte Weiterreichung der Sitzungsunterlagen innerhalb der verwaltungsinternen Vorbereitung vermutlich mit Beginn des Jahres 2016 auf einen rein elektronischen Workflow umgestellt.

Interview: Verena Barth

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Stichwörter: Sitzungsmanagement, RIS, more! software, Regionalverband Ruhr, Jochem von der Heide

Bildquelle: Regionalverband Ruhr