[15.2.2017] Auf vertrauliche Daten und schützenswerte Dokumente an jedem Ort und zu jeder Zeit sicher zuzugreifen sowie sie mit anderen zu teilen, ist für Kommunen ohne viel Aufwand möglich. Das zeigt eine Lösung des Kommunalen Rechenzentrums Minden-Ravensberg/Lippe.

Für Verwaltungen spielt der sichere elektronische Kontakt zu Bürgern und Unternehmen im Zeitalter von Cloud Computing eine zentrale Rolle. Mit dem jetzt verabschiedeten E-Government-Gesetz Nordrhein-Westfalen kommt dem gemeinsamen Datenaustausch mit Partnern über das eigene Netz hinaus, der Zusammenführung von Informationen aus unterschiedlichen Endgeräten oder dem Zugriff auf Dateien über das Internet eine ganz neue Bedeutung zu.
Mit der DataBox hat das Kommunale Rechenzentrum Minden-Ravensberg/Lippe (krz) für seine Kunden frühzeitig eine eigene Cloud-Speicheranwendung in einer vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) zertifizierten Umgebung als Alternative zu kommerziellen Dropbox-Lösungen bereitgestellt. Wesentliche Kriterien sind dabei die Ablage der Daten auf hochverfügbaren Storage-Systemen im gesicherten Data Center in Verbindung mit der unbedingten Einhaltung der strengen Datenschutzrichtlinien der öffentlichen Verwaltungen.
Dabei werden Standardfunktionen wie das Hochladen von Dateien in userbezogene Datenräume in der Cloud, der Dateiaustausch über Up- und Downloadlinks, das Einbinden von Datenräumen als Netzlaufwerk, von der Authentifizierung über das Active Directory, sowie ein flexibles Rollen- und Rechtekonzept umfangreich ergänzt.

Dreifach verschlüsselt

Mit der Lösung werden nahezu alle Anwendungsfälle in der vorhandenen Rechtestruktur abgebildet und dabei sämtliche Aktivitäten revisionssicher protokolliert. Die Tripel-Crypt-Technologie verschlüsselt besonders sensible Daten und Dokumente gleich dreifach: Auf dem Client, auf dem Transportweg über das SSL-Protokoll und auf dem eigentlichen Datenspeicher. Das integrierte Outlook Plug-in verbindet sich mit der vorhandenen Outlook-Anwendung und bietet – als Alternative zum Verschicken von großen E-Mail-Anhängen an viele Adressaten – das Versenden eines Links auf die krz DataBox. Der große Vorteil: Der Versand erfolgt durchgehend verschlüsselt und das E-Mail-System wird entlastet. Fast alle Funktionen stehen auch über die krz-eigene iOS- und Android-App auf Smartphones und Tablets bereit. Egal von wo und mit welchem Gerät: Auf alle Daten und Dokumente kann sicher zugegriffen werden und diese werden transparent mit anderen Berechtigten geteilt.

Feuerwehr kommuniziert schneller

Die sichere Cloud-Speicherlösung des krz wird aktuell in 30 Verwaltungen und Institutionen und insgesamt über 42 Anwendereinrichtungen getestet – von Nordrhein-Westfalen bis zum bayrischen Ansbach. So setzt beispielsweise die Feuerwehrleitstelle des nordrhein-westfälischen Kreises Herford auf die krz DataBox als smarte Lösung für den schnellen und sicheren Austausch der sensiblen Alarmierungs- und Rettungspläne. Für die Aktualisierung von Einsatzplänen und anderer wichtiger Informationen sendet Thomas Twelsiek, stellvertretender Leitstellenleiter, seitdem nur noch einen Downloadlink per E-Mail an die Wehrführer. Das ersetzt den aufwendigen Transport durch Kuriere, um aktualisierte Pläne zu den zuständigen Stellen zu bringen. Der E-Mail-Verkehr schied laut Twelsiek von vornherein aus, da die Datenmengen mit den Plänen für die neun Wehren und das detaillierte Kartenmaterial zu groß für den Versand sind.
Dank der krz DataBox können die Feuerwehren im Kreis Herford in den Wachen aber auch direkt am Einsatzort auf alle wichtigen Informationen zugreifen – diese werden nicht nur jederzeit von der Kreisleitstelle aktualisiert, sondern auch die Wehrführer und Einsatzleiter selbst können wichtige Nachrichten schnell und unkompliziert hochladen und weitergeben. Dass die Daten dabei stets auf Viren überprüft werden, ist besonders wichtig, da die größtenteils ehrenamtlichen Wehrführer teilweise auch über ihre privaten Geräte arbeiten. Thomas Twelsiek zieht daher eine positive Bilanz zum Einsatz der krz DataBox: „Wir sparen mit ihr viel Aufwand, Zeit und Geld. Auch in Bezug auf die Datensicherheit gibt es für uns keine Alternative.“ Dazu gehört auch, dass Zugriffsrechte genau und sicher zugewiesen werden können. So erhalten berechtigte Personen individuell und ihrer Funktion entsprechend die Unterlagen, die sie benötigen. Besonders gefällt Twelsiek, dass er via E-Mail benachrichtigt wird, wenn die Dateien aus der DataBox heruntergeladen werden.

Sicher auf Sitzungsunterlagen zugreifen

Die Schulen im Kreis machen es den Feuerwehrleitstellen gleich und stellen mithilfe der einheitlichen Speicherplattform Vertretungs- und Stundenpläne sowie Unterrichtsmaterialien allen Beteiligten zur gemeinsamen Nutzung mit einem einfachen Klick bereit. Für Mandatsträger liegt der besondere Clou in der Anbindung der krz DataBox an das Ratsinformationssystem Session von Anbieter Somacos. So greifen Abgeordnete von jedem Ort aus sicher auf die sensiblen Sitzungsunterlagen zu. Und die Einsatzmöglichkeiten in diesem Bereich werden weiter ausgebaut: Derzeit laufen Gespräche mit Hersteller Somacos, die jeweiligen Mandatos-Profile von Smartphones, Notebooks oder Tablets in die krz DataBox auf Knopfdruck zu sichern.
Der sekundenschnelle Datenaustausch, der sich durch die digitalen Technologien heute schon im kommunalen Alltag etabliert hat, wird in rasantem Tempo weiter fortschreiten. Zusätzlich verändern Cloud Computing und Social Media die Lebens- und Wirtschaftsbereiche. Sie zwingen die Verwaltungen dazu, ihre Arbeitsorganisation grundlegend zu überdenken. Für die Kommunen stellt sich damit die Frage: Wie kann ich heute schon die Weichen für eine digitale Verwaltung von morgen stellen? Die kommunalen IT-Dienstleister sind gefordert, mit passgenauen digitalen Lösungen und einer sicheren Infrastruktur wie der krz DataBox zu antworten.

Ralf Maxim leitet beim Kommunalen Rechenzentrum Minden-Ravensberg/Lippe (krz) den Geschäftsbereich „Speichermanagement und Service Desk“ .

Weitere Informationen zur Lösung (Deep Link)
Dieser Beitrag ist in der Februar-Ausgabe von Kommune21 im Schwerpunkt Cloud Computing erschienen. Hier können Sie ein Exemplar bestellen oder die Zeitschrift abonnieren. (Deep Link)

Stichwörter: IT-Infrastruktur, Kommunales Rechenzentrum Minden-Ravensberg/Lippe (krz), Kreis Herford

Bildquelle: Kommunales Rechenzentrum Minden-Ravensberg/Lippe (krz)