[15.11.2018] Bauakten auf Papier gehören in der Stadt Heidelberg der Vergangenheit an. Zum Einsatz kommt stattdessen eine E-Akte mit elektronischer Signatur von Anbieter secrypt. Altbestände an Akten wurden mithilfe der Anwendungssoftware OTS digital migriert.

Im Amt für Baurecht und Denkmalschutz der Stadt Heidelberg werden Akten jetzt medienbruchfrei elektronisch geführt. Gemeinsam mit Partner OTS hat das Unternehmen secrypt dazu die Arbeitsplatzlösung digiSeal office für die personenbezogene elektronische Signatur in das von der Stadt Heidelberg genutzte Fachverfahren OK.BAU integriert. Umlaufende Dokumente, wie Schreiben, Bescheide und Baupläne, werden aus dem Fachverfahren OK.BAU an digiSeal office übergeben und qualifiziert elektronisch signiert. Dabei entsteht laut secrypt ein PDF-Dokument für die E-Akte, in dem Authentizität (Urhebernachweis) und Integrität (Manipulationsnachweis) mit der digitalen Signatur gesichert sind. Umgesetzt wurde neben der Neu-Einführung der E-Akte mit elektronischer Signatur auch die digitale Migration von Altbeständen mit der Anwendungssoftware OTS.
Wie secrypt weiter mitteilt, stehen damit nun sämtliche Unterlagen und Bauanträge jederzeit – entsprechend der jeweiligen Nutzerberechtigungen – elektronisch zur Einsicht zur Verfügung. Durch die qualifizierte elektronische Signatur werde der höchstmögliche digitale Beweiswert realisiert, sodass Anforderungen an die Nachweispflicht entsprechender Dokumente im Fachverfahren voll erfüllt würden. Zudem beschleunige die Lösung die Freigabeprozesse, da Dokumente elektronisch ausgetauscht und versandt und lange Postwege somit vermieden werden.
„Die elektronische Akte ist in Heidelberg rechtlich maßgeblich. Bauakten auf Papier gehören bei der Stadt Heidelberg der Vergangenheit an“, fasst Rainer Kern, zuständiger Projektleiter beim Amt für Baurecht und Denkmalschutz, zusammen. (bs)

http://www.heidelberg.de
http://www.secrypt.de

Stichwörter: Dokumenten-Management, OTS, E-Akte, Bauwesen, Heidelberg, secrypt