[24.8.2021] Um trotz Kontaktbeschränkungen wichtige Ratssitzungen und Bürgerabstimmungen abhalten zu können, hat sich die Gemeinde Weßling während der Corona-Pandemie nach einer Videokonferenzlösung umgeschaut. Seit April 2020 werden nun Versammlungen mithilfe der Lösung Cloud1X Meet abgehalten.

Die Kontaktbeschränkungen während der Corona-Pandemie ließen viele Bürger allein auf weiter Flur, führten zu Absagen fast aller Events und stellten Arbeitgeber vor große Herausforderungen. Das gilt ebenso für die Gemeinden. Trotzdem ist es für Kommunen auch in Pandemiezeiten unabdingbar, mit ihren Bürgern in lebendigen Kontakt treten zu können. In Weßling beschritt man deshalb digitale Wege. So entstand in der Gemeinde im oberbayerischen Kreis Starnberg eine funktionierende und Corona-konforme Konferenzmethode nach allen Regeln der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO), die jeder Bürger nutzen kann. Denn Ratssitzungen und Bürgerabstimmungen, die das alltägliche Leben jedes Einzelnen betreffen, lassen sich nicht auf unbestimmte Zeit verschieben.
Rund 5.600 Einwohner leben in Weßling. 100 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind bei der Gemeinde beschäftigt, 20 davon in der Verwaltung. Weitere Arbeitnehmende sind in den Kindertageseinrichtungen, im Bauhof und in gemeindlichen Einrichtungen wie der Bücherei tätig. Astrid Kahle zeichnet als Geschäftsleiterin für die Verwaltung verantwortlich und arbeitet an der Schnittstelle zum Gemeinderat. Die strategische Ausrichtung auf die Digitalisierung ist hier nicht erst seit Corona ein Thema. Über das Bürgerservice-Portal auf der Gemeinde-Website stehen bereits heute viele Dienstleistungen online parat, der Ausbau des Angebots wird vorangetrieben. Seit dem Jahr 2020 ist außerdem ein IT-Verantwortlicher hauptamtlich für die Hard- und Software, die Telefonanlagen und die IT-Sicherheit der Gemeinde zuständig. „Das ist bei einer Gemeinde unserer Größe nicht selbstverständlich“, begrüßt Kahle die Neuerung.

Ein Ruck hin zur digitalen Kommunikation

Mit den Pandemiebedingungen umzugehen lernte Astrid Kahle im Marketing, in dem sie bis November 2020 tätig war: „Sämtliche Messen fielen weg. Dadurch gab es die ersten Online-Messen und auch der Rest des Onlinemarketings gewann massiv an Bedeutung. Die Schwerpunkte verlagerten sich komplett. Auch in unserer Arbeit. Es erfolgte ein Ruck hin zur digitalen Kommunikation und Präsentation im Homeoffice und per Videokonferenz.“ Damit zog wiederum die Arbeit für den IT-Verantwortlichen der Kommune an, bei dem nun auch Videokonferenzen aus dem Homeoffice auf der Tagesordnung standen. Dazu mussten entsprechende Remote-Arbeitsplätze eingerichtet werden. Das galt ebenso für den Bauhof und die Kindertageseinrichtungen, die über eigene Telefonanlagen und PCs verfügen. Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mussten IT-technisch ausgestattet und betreut werden. Außerdem obliegt der Kommune die Ausstattung der Schulen. Aufgrund der Abstandsregeln veränderten diese obendrein die Raumaufteilung für den Wechselunterricht, was ebenfalls die IT betrifft. In all diesen Bereichen werden sensible Daten verarbeitet. Bei der Suche nach einem geeigneten Videokonferenzsystem galt es deshalb umso mehr, die DSGVO zu erfüllen. Alle Daten sollten in Deutschland bleiben, um die entsprechenden Gesetze befolgen zu können. Eine weitere Anforderung an die Lösung war ihre niedrigschwellige Anwendung. Es sollten keine Software oder Plug-in-Installationen nötig sein. Eine intuitive Bedienung sollte es zudem ermöglichen, dass auch Bürger ohne entsprechende Erfahrungen einfach an Konferenzen teilnehmen können. Da auch größere Meetings und Bürgerinformationsveranstaltungen über das System abgehalten werden, muss die Videokonferenz eine große Teilnehmerzahl zulassen. „An der Besprechung eines größeren Bauvorhabens nehmen etwa 20 Personen teil, bei internen Meetings eher vier bis fünf“, erklärt Geschäftsleiterin Kahle. „Der konkrete Anlass für die Anschaffung eines Videokonferenzsystems war jedoch eine Bürgerinfoveranstaltung zum Thema Mobilfunk. Die Veranstaltung war so dringend, dass wir gesagt haben, wir machen das jetzt digital, anders schaffen wir es in absehbarer Zeit und unter den gegebenen Voraussetzungen nicht.“

Digitale Veranstaltungen haben einige Vorteile

Anfang März entschied sich die Gemeinde somit für das System Cloud1X Meet powered by Jitsi Meet. Es erfüllt alle von der Gemeinde gestellten Anforderungen. Einsatzbereiche sind Meetings mit externen Partnern, aber auch verwaltungsinterne Besprechungen mit Mitarbeitenden im Homeoffice, hausinterne Seminare und, am wichtigsten, die Bürgerinfoveranstaltungen. Zu der von Weßling genutzten Version gehört das Branding der Konferenz: Sowohl das Wappen als auch der Name der Gemeinde prägen den ersten Eindruck der Teilnehmer. „Die eigene URL und das Branding waren echte Pluspunkte bei der Entscheidung. Die Lösung wirkt somit wirklich seriös, denn man sieht auf Anhieb, dass es unser Gemeinde-Tool ist.“ Für das erste Event hat die Gemeinde zur Sicherheit den Support zum System dazu gebucht, musste ihn aber nicht in Anspruch nehmen. Die Technik funktionierte reibungslos. „Ich fühlte mich von Anfang an sehr gut betreut“, sagt Kahle. „Der Einrichtungsaufwand war gering.“ Sie lieferte das Wappen und eine kurze Einleitung für die Startseite an Cloud1X Meet. Bei den Datenschutzbestimmungen und den Nutzungsbedingungen unterstützte die zuständige Beraterin. Es folgte eine Verlinkung auf Startseite und Website der Gemeinde und das Einrichten war abgeschlossen. Anfang April konnte dann die bereits erwähnte Mobilfunkinfoveranstaltung als erste Konferenz über das System abgewickelt werden. 70 Teilnehmer waren dabei. Es gab viel positives Feedback. Auch die regionale Presse berichtete darüber. Ein paar Stimmen hätten sich die Bürgerinformation als Präsenzveranstaltung gewünscht, doch unter den gegebenen Umständen war das nicht umsetzbar. Veranstaltungen in digitaler Form bieten überdies Vorteile auch fernab des Infektionsschutzes: Die Bürger können bequem teilnehmen, ohne das Haus verlassen zu müssen. Am eigenen Bildschirm erkennen Teilnehmende Präsentationen klar und deutlich, Fragen können sie unkompliziert über eine Chat-Funktion stellen. Die Fragen laufen gesammelt ein und der Moderator kann sie zu gegebener Zeit weitergeben. „Alles in allem finde ich Videokonferenz fast besser als den üblichen Weg bei Infoveranstaltungen in einem Saal. Aus meiner Sicht ist das auch für die Zukunft eine Option“, sagt Kahle. Mittlerweile hat die Gemeinde schon mehrere Konferenzen mithilfe der Lösung abgehalten.

Ein Tool, das bleiben wird

Die gesetzlichen Regelungen zu Hybridsitzungen sind zunächst befristet bis Ende 2022. Doch selbst wenn die Gremiensitzungen auf Dauer zum persönlichen Treffen zurückkehren, möchte Weßling Cloud1X Meet in der Verwaltung und mit externen Partnern weiterhin nutzen. „Es spart einfach viel Zeit, wenn man keine Anreise hat“, sagt Kahle. „Das Homeoffice wird bleiben. Unter den Mitarbeitenden werden wir das Tool schon allein deshalb auch in Zukunft nutzen. Digitale Bürgerinfoveranstaltungen bieten ebenfalls sehr viele Vorteile. Beispielsweise haben Eltern, die Kinder betreuen und abends nicht weg können, trotzdem die Möglichkeit, teilzunehmen. Aus meiner Sicht werden auch die beratenden Ausschüsse langfristig das System verwenden – selbst wenn die Präsenzveranstaltungen nach Corona wieder zunehmen.“ Darüber hinaus will die Gemeinde das Videokonferenz-Tool ihren Bürgern zur Verfügung stellen, sei es für private Treffen oder für die Vereinsarbeit.

Andres Dickehut ist geschäftsführender Gesellschafter der Consultix GmbH und Pionier im Bereich Datenschutz und IT-Sicherheit.

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Bildquelle: Consultix GmbH