[13.7.2022] Die Finanzbehörde Hamburg setzt bei Amtshilfeersuchen auf den elektronischen Datenaustausch. Der Fachbereich Forderungsmanagement bei der Kasse.Hamburg gab den Anstoß für das Projekt und war ein wichtiger Gradmesser für die Sicherstellung des Erfolgs.

Die Freie und Hansestadt Hamburg baut die digitale Verwaltung kontinuierlich aus. Bestandteil der Digitalisierungsstrategie des Senats ist das Projekt „Weiterentwicklung der Digitalen Verwaltung und des Digitalen Haushalts – ERP 4.0“. Im Rahmen dieses Vorhabens sollen auch die Zahl der manuell zu bearbeitenden Vorgänge im Rechnungseingang verringert und die Produktivität bei der Belegbearbeitung gesteigert werden. Nachdem Hamburg bereits über 60 Prozent aller Rechnungen auf elektronischem Weg erhält und digital weiterbearbeitet, wird jetzt der Austausch von Amtshilfeersuchen im Vollstreckungswesen automatisiert.
Amtshilfeersuchen im Bereich der Vollstreckung werden bisher in Papierform zwischen den Kommunen versandt, dauern lange und kosten viel. Die Freie und Hansestadt Hamburg als Millionenstadt im Zentrum einer Metropolregion verändert dies nun grundlegend. Nach erfolgreichem Testbetrieb, der im September 2021 startete, ist die Kasse.Hamburg, ein Landesbetrieb der Finanzbehörde Hamburg, im Mai 2022 in den produktiven Betrieb eines voll digitalisierten Amtshilfeverfahrens eingestiegen. Der Landesbetrieb Kasse.Hamburg ist das Kompetenz- und Servicezentrum für die Behörden, Ämter und viele Landeseinrichtungen der Freien und Hansestadt.
Im vergangenen Jahr verzeichnete Hamburg über 40.000 Amtshilfeersuchen – mit stetig steigender Tendenz. Das Handicap: Die Bearbeitung findet regelhaft über einen uneinheitlichen, papiergebundenen Schriftverkehr statt. Dies führt zu diversen Medienbrüchen beim Hamburger IT-Vollstreckungsfachverfahren avviso von Anbieter DATA-­team.

Austausch im bundeseinheitlichen Standard

Neben den Vorteilen, welche sich durch die Digitalisierung der Arbeitsabläufe ergeben, standen für die Finanzbehörde weitere Ziele im Fokus. Durch Digitalisierung erfolgt eine Entlastung in den operativen Prozessen. Darüber hinaus sollen die Tätigkeiten in der Amtshilfe ortsungebunden ermöglicht werden. Einsparpotenziale bei den Papier-, Druck- und Versandkosten spielten für die Implementierung ebenfalls eine Rolle. Bereits zu Projektbeginn stand fest, dass der Austausch der elektronischen Amtshilfe-Nachrichten im bundeseinheitlichen XÖV-Standard XAmtshilfe erfolgen wird.
Die Nutzung von XÖV-Standards voranzutreiben, wie es gegenwärtig bei der XRechnung geschieht, ist ein zentrales Hamburger Ziel für eine moderne und effiziente Verwaltung. Nach der schnellen Umsetzung der XRechnung setzt die Freie und Hansestadt damit einen weiteren Impuls, um digitale Kommunikationsformate einer breiten Nutzung zuzuführen. Ein Anliegen, das im Bereich von XAmtshilfe durch die Planungen des Beitragsservice als dem größten Versender von Amtshilfeersuchen gestützt wird. Dieser will die Übermittlung von Nachrichten mit dem Standard XAmtshilfe in absehbarer Zeit umsetzen. Die Kommunikation über diesen Standard implementiert das Verfahren dAmtshilfe von Dataport. Bestandteil der Lösung ist die Rechenzentrumssoftware AMTSHILFE.net der Firma DATA-team.
Erstellung, Bearbeitung und Versand von Vollstreckungshilfeersuchen können aus dem Fachverfahren avviso oder einem Web-Client erfolgen. Für die Adressierung stehen die Daten aus dem zentralen Verzeichnis des Kommunalen Rechenzentrums Minden-Ravensburg/Lippe (krz) zur Verfügung. Die automatisierte Adress- und Zuständigkeitsfindung im Hintergrund verhindert falsche Adressierungen. Die Datensicherheit ist durch die Ende-zu-Ende-Verschlüsselung zwischen öffentlich-rechtlichen Rechenzentren sowie durch die Nutzung BSI-geprüfter Standards gegeben.

Neue Funktionen erleichtern die Arbeit

Im Juni 2020 startete das Projekt zur Einführung des digitalen Amtshilfeersuchens für die Kasse.Hamburg. Daran beteiligt waren neben dem Landesbetrieb der IT-Dienstleister Dataport sowie DATA-Team. Neue Funktionalitäten, wie die automatische Berücksichtigung der richtigen Forderungsart, wurden von den Mitarbeitenden im Forderungsmanagement der Kasse.Hamburg als Erleichterung wahrgenommen. Mit dem Versand der ersten digitalen Ersuchen und der erfolgreichen Verarbeitung beim Empfänger konnte nun ein Gesamterfolg vermeldet werden.
Der Fachbereich Forderungsmanagement bei der Kasse.Hamburg, der den Anstoß für das Projekt gegeben hatte, war durch die enge Einbindung in Konzeption und Testung ein wichtiger Gradmesser für die Sicherstellung des Projekterfolgs. Durch den kritischen Blick der Experten wurden sowohl technische als auch prozessuale Anpassungsbedarfe frühzeitig identifiziert und umgesetzt. Die standardmäßige Integration von dAmtshilfe in die avviso-Prozesse verringert den Aufwand bei der Bearbeitung von Amtshilfeersuchen erheblich.
Seit Mai 2022 ist dAmtshilfe bei der Kasse.Hamburg produktiv. Die Erfahrungen werden nun unter technischer Begleitung von Dataport und DATA-Team im Produktivbetrieb gesammelt und ausgewertet. Ziel ist es, schnell auf Änderungsbedarfe aus der Praxis reagieren zu können, die Effizienz und Akzeptanz des Verfahrens zu steigern und dieses künftig weiteren Kunden und Nutzern zur Verfügung zu stellen.

Marcel Kautz ist Teilprojektleiter ERP-Projekt der Kasse.Hamburg; Sabine Conrad ist Produktverantwortliche für das Forderungsmanagement und Projektleiterin für dAmtshilfe bei Dataport.

https://www.dataport.de
Dieser Beitrag ist in der Ausgabe Juli 2022 von Kommune21 erschienen. Hier können Sie ein Exemplar bestellen oder die Zeitschrift abonnieren. (Deep Link)

Stichwörter: Fachverfahren, DATA-team, Dataport, Hamburg, Vollstreckung, AMTSHILFE.net

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