[14.7.2023] Die Mitarbeitenden des Baubetriebshofs Tuttlingen können einen großen Teil ihrer Arbeit mithilfe der Lösung Trace Mate koordinieren. Die Kommune war es auch, die einst den Anstoß dafür gab, dass das ehemalige Winterdienstprogramm für den Einsatz im Bauhof fit gemacht wurde.

Im Baubetriebshof der Stadt Tuttlingen im Schwarzwald hat sich die Anwendung Trace Mate mittlerweile als smarte Alltagslösung bewährt: Ein Klick genügt, und alle Mitarbeitenden im Bereitschaftsdienst erhalten darüber einen Alarm und somit Einsatzbefehl. Ob im Winterdienst, bei Hochwasser oder Blitzeis sind so innerhalb kürzester Zeit alle am Einsatzort. Die Lösung kam dabei über Umwege nach Tuttlingen: Ursprünglich war der Leiter des Baubetriebshofs, Gerd Rudolf, vor einigen Jahren auf einer Messe auf der Suche nach einem Programm, das möglichst viele Funktionen der Arbeitsdokumentation in sich vereint – stattdessen entdeckte er eine Anwendung der Firma blueworld für den Winterdienst. Rudolf sprach den Anbieter dann mit dem Vorschlag an, die Anwendung einfach weiterzuentwickeln – Trace Mate war geboren.

Aufträge im Blick

Heute können die Mitarbeitenden des Baubetriebshof in der Trace Mate App Einsicht in die Aufträge des Tages nehmen, welche Rudolf zuvor am PC über die webbasierte Anwendung angelegt hat. Dort sieht der Baubetriebshofleiter auch live, welches Fahrzeug von welchem Mitarbeitenden gerade auf welcher Route im Einsatz ist. Erledigte Aufträge können die Mitarbeitenden sofort am Geschäftshandy in der App vermerken. Fotos, Dokumentationen und Berichte sowie Folgeaufträge werden automatisch mit Datum, Uhrzeit und GPS-Daten abgelegt. „Beschwert sich ein Bürger, dass im Winter die Straße nicht geräumt oder gestreut wurde, in der er wohnt, reicht ein Blick in das Programm, und ich kann berichten, ob dies stimmt oder nicht und wann seine Straße an der Reihe ist“, erläutert Gerd Rudolf. Das gleiche gelte für andere Anwendungsbereiche.
Denn in Trace Mate bildet die Stadt Tuttlingen nicht nur den Winterdienst, sondern auch die Straßenkontrolle, die Stadtreinigung, die Spielplatzkontrolle, das Müll-Management, den Gewässerbereich, die gesamte Innenstadt sowie das Grünflächen-Management ab. Ein wesentlicher Bestandteil von Trace Mate ist die Alarmierung. Dabei werden nicht nur Aufträge eingesehen, bearbeitet und abgelegt, es werden auch Echtzeitbilder der Fahrtrouten angelegt und es ist jederzeit eine Nachverfolgung bei Beschwerdefällen möglich. Fast der gesamte Arbeitsalltag des Baubetriebshof kann über die App gesteuert werden. 
Trace Mate bringt den Mitarbeitenden im Tuttlinger Baubetriebshof denn auch zahlreiche Vorteile: So bringt die intuitiv bedienbare App im Vergleich zur analogen, schriftlichen Aufarbeitung der Aufträge eine tägliche Zeitersparnis, Parallelstrukturen konnten erfolgreich abgeschafft und die Koordination der Aufträge vereinfacht werden. Im Alarmierungsfall konnte durch die hohe Erreichbarkeit aller zur gleichen Zeit und mit einem Klick die Kommunikation und damit auch die Einsatzbereitschaft enorm gesteigert werden.


An Weiterentwicklung beteiligt

Die Stadt Tuttlingen gab nicht nur den Anstoß zur Weiterentwicklung des einstigen Winterdienstprogramms: Bis heute haben die Ideen der Mitarbeitenden zur digitalen Arbeitsabwicklung Einfluss auf die Erscheinung und Funktionen der Anwendung. Die guten Kontakte zum Anbieter blueworld sorgen weiterhin dafür, dass die Vorschläge aus dem Baubetriebshof konkret in die Entwicklung einfließen.


Julia Braun ist in der Abteilung Organisation und Digitales der Stadtverwaltung Tuttlingen für die Koordinierung der Digitalisierung zuständig.

https://www.tuttlingen.de
https://www.blueworld-gmbh.de/tracemate

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Bildquelle v.o.n.u.: Stadt Tuttlingen, Stadt Tuttlingen