21.8.2024 Rechnungen treffen in Unternehmen in allen Formaten und auf unterschiedlichen Wegen ein: im Papierformat, per E-Mail als PDF oder bereits als E-Rechnung im XML-Format. Letzteres Format ist im Public Sector schon gesetzt, im B2B wird es nun zum 1.1.2025 verpflichtend. Für die Rechnungsverarbeitung in SAP gibt es bereits erprobte Lösungen am Markt. Wichtig ist, dass diese auch mit der neuen Produktgeneration S/4HANA in ihren verschiedenen Ausprägungen funktionieren.

Öffentliche Auftraggeber und Unternehmen haben bereits in Lösungen zur automatisierten Verarbeitung von Eingangsrechnungen investiert. Papierrechnungen werden damit nach ihrem Eintreffen zunächst gescannt, die Rechnungsdaten mittels Optical Character Recognition (OCR) ausgelesen und ins ERP-(SAP)System übertragen, wo ein Abgleich mit den Stammdaten stattfindet. Die Buchhaltung hat alle prüfungsrelevanten Informationen damit sofort im Zugriff. Analog funktioniert es bei PDFs, hier entfällt lediglich der Scanvorgang.

Die Vorteile liegen auf der Hand: deutlich reduzierte Durchlaufzeiten, beschleunigte Arbeitsprozesse und eine Datenerfassung mit minimierter Fehlerquote. Sichere Transaktionen, höhere Compliance, bessere Skontoausnutzung sowie Transparenz über die Arbeitsprozesse sind weitere Benefits.

Gesteuerte Zahlungen und KI

Monats- und Jahresabschlüsse verlaufen mit automatisierter Rechnungsverarbeitung reibungsloser und es lassen sich sehr viel konkretere Aussagen zur Liquidität treffen. Denn Finanzabteilungen erhalten damit frühzeitig einen Überblick darüber, wie viele Rechnungen im Umlauf sind und wann diese fällig werden. Zahlungen können dadurch so gesteuert werden, dass ein optimales Cash-Management möglich wird.

Weitere Automatisierung ergibt sich, wenn man elektronische Workflows mit Künstlicher Intelligenz ergänzt. Beispiele sind KI-gestützte Datenextraktion für automatische Kontierungsvorschläge oder Vorschlagsfunktionen für die passende Sachbearbeitung einer Rechnung bereits während der Validierung.

Verarbeitung strukturierter Rechnungen

Lösungen für die Rechnungsverarbeitung sind nicht immer zwangsläufig auch fähig, strukturierte Rechnungen anzunehmen. Hier kann es sinnvoll werden, technologisch aufzustocken. Denn ab dem 1.1.2025 muss nun grundsätzlich jedes Unternehmen in Deutschland in der Lage sein, elektronische Rechnungen in einem strukturierten Format zu empfangen und zu verarbeiten. Dafür braucht es Softwarelösungen, die diese Vorgänge technologisch abbilden können.
Folgerichtig gilt dies auch für den Versand elektronischer Rechnungen; die Verpflichtung dazu folgt zu einem späteren Zeitpunkt. Dann wird es interessant für Öffentliche Auftraggeber, da dann deren Lieferanten alle in der Lage sein müssen, E-Rechnungen zu versenden und der Eingang auf Seiten der Öffentlichen Auftraggeber wird sprunghaft ansteigen.

Wechsel auf SAP S/4HANA

Auf SAP-Anwenderunternehmen wartet derzeit mit dem anstehenden Wechsel auf SAP S/4HANA eine besondere Herausforderung. Mit der neuen Produktgeneration treibt der ERP-Riese die Entwicklung strategisch stark in Richtung Public Cloud.
Für Organisationen, die davor zurückschrecken, gibt es Private Cloud- und (zumindest im Übergang) noch lokal installierte Lösungen. SAP spricht hier von unterschiedlichen Deployment-Modellen.

Bei der Auswahl einer Software für die Rechnungsbearbeitung ist es daher wichtig, dass diese lauffähig für alle Modelle ist, sowie im Idealfall zusätzlich auf der neuen SAP Business Technology Platform (BTP). Dies ist eine Innovationsplattform, auf der SAP-Kunden und -Partner eigene, neue Cloudlösungen und Add-ons entwickeln und betreiben sowie Individualisierungen ihres ERP-Systems auf diese Plattform verlagern können. Für SAP ist sie das kommende Fundament für Geschäftsprozesse und ideal für Organisationen, die Teile ihrer Prozesse in die Cloud auslagern möchten. SAP-zertifizierte Software für alle Betriebsmodelle bietet daher eine hohe Zukunftssicherheit.

xSuite stellt auf der SAP BTP bereits eine Rechnungsverarbeitungslösung sowie ein Business Partner Portal (BPP) bereit. Das BPP ist eine zentrale Plattform, über die Einkauf, Buchhaltung und Lieferanten alle mit der Beschaffung zusammenhängenden Daten und Dokumente austauschen können. Der Einkauf arbeitet damit weiter in der gewohnten SAP-Umgebung, die Bestellung wird wie bisher in SAP erzeugt und dem Lieferanten automatisch im Portal zur Verfügung gestellt, sodass dieser sie sofort vorliegen hat. In der Folge kann er aus der Bestellung alle Folgedokumente selbständig direkt im Portal erzeugen und darüber wieder an den Einkauf übergeben: Auftragsbestätigungen, Lieferavise, Rechnungen und Gutschriften.

Einkauf- und Buchhaltungsprozesse verbinden

Über ein cloud-basiertes Portal lassen sich durchgängige Einkaufs- und Rechnungsprozesse (P2P oder Procure-to-Pay), ideal abbilden, denn nicht nur bei der Rechnungsverarbeitung, sondern insbesondere auch bei den vorgelagerten Prozessen im Einkauf bieten sich Organisationen gute Chancen, den Digitalisierungsgrad weiter zu erhöhen. Gerade der Einkauf ist heute gefordert, schnell und flexibel zu reagieren und das geht am besten durch einen hohen Grad an Digitalisierung und Automatisierung.

Workflowlösungen wie die von xSuite stellen diese Verbindung zwischen den Prozessen in Einkauf und Buchhaltung her. Sie vereinfachen die interne Bedarfserfassung bis hin zum Versand der Bestellung und verarbeiten eintreffende Auftragsbestätigungen, Lieferscheine und Rechnungen. Abläufe für die Rechnungseingangsbearbeitung werden dabei mit Abläufen zur Bearbeitung von Auftragsbestätigungen und automatisierten Wareneingangsbuchungen in SAP verbunden.

Damit findet eine Standardisierung jener Prozessschritte statt, die der Rechnungsverarbeitung vorgelagert sind, was nochmals den Automatisierungsgrad der Gesamtlösung bis hin zur Archivierung deutlich steigert.

Dunkelverbuchungen werden möglich

Von einer digitalen, prozessoptimierten Beschaffung profitiert in jedem Fall die kreditorische Buchhaltung: Eine Rechnung mit zugrundeliegender Bestellung lässt sich schneller und einfacher verarbeiten. Sobald im Zuge der Bedarfserfassung alle notwendigen Freigaben erteilt wurden und es, per Definition, keine Abweichung zwischen Bestellung, Wareneingang und Rechnung mehr gibt, erfolgt eine 100-prozentig automatisierte Verarbeitung. Damit ist der automatisierte Durchlauf einer Rechnung bis hin zur Verbuchung komplett im Hintergrund (Dunkelbuchungen) möglich. Mechanismen wie der 3-Way-Match sichern den Prozess vor Fehlern und Betrugsversuchen.

Sicher in die Zukunft

Umfassende, durchgängige Prozesslösungen – standardisiert und technologisch zukunftsfähig, mit Berücksichtigung gesetzlicher Vorgaben und Blick auf effiziente Arbeitsprozesse – tragen wesentlich zum Geschäftserfolg einer Organisation bei. Bezogen auf SAP und den Rechnungsprozess heißt das: Eine Rechnungslösung sollte sich für jedes S/4HANA-Betriebsmodell eignen. Dann sind Organisationen gut vorbereitet auf den Wandel in der SAP-Welt.

Autorin: Mehrnaz Lotfali-Shirazi, Product Manager, xSuite Group


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