[12.3.2024] Mit der Entwicklung digitaler Technologien und dem Voranschreiten der Verwaltungsdigitalisierung ändert sich auch die Rolle kommunaler IT-Abteilungen. Das IT-Systemhaus der Stadt Dortmund befindet sich mitten in einem Umbauprozess, um der neuen Rolle gerecht zu werden. Unterstützung kommt von adesso.

Die Dortmunder Verwaltungsstrategie hat ein erklärtes Ziel: Die Digitalisierung soll für Vereinfachung sorgen. „Es geht nicht um die Technik und möglichst komplexe digitale Lösungen. Entscheidend ist, dass jedes Produkt der Stadtverwaltung, innen und außen, den klaren Stempel bekommt: Das hat mein Leben jetzt wirklich einfacher gemacht“, sagt Oberbürgermeister Thomas Westphal. Das ist auch das Ziel des Vorhabens Digitales Bauhaus, mit dem sich das Dortmunder Systemhaus (dosys) – der zentrale IT-Dienstleister der Stadt – seit dem vergangenen Jahr neu aufstellt. Begleitet wird dieser Prozess vom IT-Dienstleister adesso, so die Stadt. Dieser helfe dabei, digitale Potenziale und Prozesse in der Verwaltung zu identifizieren und die Kompetenzen zu entwickeln, die notwendig sind, um Herausforderungen wie demografischer Wandel, schnellere Bearbeitungen von Anliegen und Schaffung zeitgemäßer Arbeitsbedingungen anzugehen.

Berater für die Verwaltungstransformation

In Anlehnung an die berühmte Kunstschule will sich das Dortmunder Digitale Bauhaus auf die Verbindung von Technologie und kreativem Denken konzentrieren, um innovative Lösungen für digitale Herausforderungen zu schaffen. Früher gehörte es zu den Hauptaufgaben von dosys, IT-Infrastruktur, Hard- und Software zu planen, einzuführen und zu betreiben. Dabei kamen die Fachbereiche auf das Systemhaus zu und definierten ihre IT-Bedarfe. Heute ist es genau umgekehrt: Der Fokus von dosys liegt auf der digitalen Transformation der Verwaltung, also darauf, Abläufe mithilfe digitaler Technologien zu verbessern. „Dadurch verändern sich die Ansprüche an die IT. Sie werden deutlich größer, da immer mehr und immer schneller neue Technologien erhältlich sind. Also sind ein schnelles und bewegliches Handeln, aber auch neue Arbeitsweisen im Dortmunder Systemhaus erforderlich“, sagt dosys-Leiter Jörg Zilian. Mit der Unterstützung von adesso hat dosys die Voraussetzungen geschaffen, um sich zu einem aktiven Berater für die digitale Transformation der Stadt Dortmund zu entwickeln, heißt es in der städtischen Pressemeldung.

Priorisierung von Aufgaben

Da die Umsetzung zahlreicher Digitalisierungswünsche und -ideen wegen begrenzter Ressourcen nicht sofort möglich ist, haben die Verantwortlichen beschlossen, die 25 Top-Digitalisierungsprojekte zu identifizieren und zu priorisieren. Dazu gehören unter anderem der Online-Antrag für die Briefwahl, der bereits für die Europawahl vorliegen soll, sowie die Digitalisierung des Baugenehmigungsverfahrens und des Ausländerwesens. Die Priorisierungskriterien berücksichtigen gesetzliche Rahmenbedingungen, Wünsche der Politik und den entstehenden Nutzen für Bürger sowie Unternehmen. Neben der sichtbaren Digitalisierung von Verwaltungsprozessen sind auch unsichtbare Hintergrundprojekte erforderlich. Sie ermöglichen beispielsweise eine elektronische Aktenführung, ein gemeinsames Bearbeiten von Dokumenten in Echtzeit und das digitale Signieren. (sib)

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Bildquelle: Stadt Dortmund/Anja Kador