[18.3.2013] Die Stadt Mechernich hat bereits ihren zweiten Gesamtabschluss erstellt. Erfahrungen aus der ersten Konsolidierung und eine einheitliche Software-Landschaft haben dabei wesentlich zum Erfolg des Projekts beigetragen.

Die Stadt Mechernich hat bereits sechs geprüfte Jahresabschlüsse nach dem Neuen Kommunalen Finanz-Management (NKF) vorgelegt. Trotz dieser Routine ist der Gesamtabschluss, der nach § 116 der Gemeindeordnung Nordrhein-Westfalens aufzustellen ist, eine besondere Herausforderung. Sind Rahmenbedingungen wie der Konsolidierungskreis bereits festgelegt und abgegrenzt, vereinfacht dies das Vorgehen. In Mechernich sind neben zwei Eigenbetrieben für Wasser und Abwasser die städtische Eifel-Therme-Zikkurat GmbH und seit 2011 die Gesellschaft Sun Park Kalenberg zusammenzuführen. Die Bilanzstichtage waren bereits vor dem ersten Gesamtabschluss einheitlich, sodass eine Synchronisierung entfiel. Die drei erstgenannten Unternehmen zählen zum Vollkonsolidierungskreis, da jeweils eine hundertprozentige Beteiligung der Stadt besteht. An der neu hinzugekommenen Firma Sun Park ist Mechernich zu 49 Prozent beteiligt. Dadurch musste für den zweiten Gesamtabschluss die Equity-Methode zur Einbeziehung von Beteiligungen mit nur maßgeblichem Einfluss angewendet werden.
Einige dem Konsolidierungsprozess vorgelagerte Tätigkeiten können bereits unterjährig bei der laufenden Buchführung erledigt werden. So können gegenseitige Forderungen und Verbindlichkeiten der Tochterunternehmen untereinander zeitnah und regelmäßig abgeglichen und für den Gesamtabschluss vorbereitet werden. Somit mussten beim zweiten Durchlauf die Einzelabschlüsse der Eigenbetriebe sowie von Sun Park nicht mehr an die städtischen Bilanzierungs- und Bewertungsgrundsätze angepasst werden. Damit der erste Gesamtabschluss in Mechernich gelingen konnte, war es wichtig, die Betriebe frühzeitig einzubinden und für eine konstruktive Zusammenarbeit zu sensibilisieren. Auch die zentrale Vorbereitung und Begleitung waren entscheidend. Vor dem ersten Gesamtabschluss hat die Stadt beispielsweise einen Probelauf mit den Daten der Einzelabschlüsse des Vorjahres durchgeführt, um methodische Probleme bereits im Vorfeld beheben zu können.

Anspruchsvoller Prozess

Der eigentliche Konsolidierungsprozess ist sowohl fachlich-inhaltlich als auch in personeller und zeitlicher Hinsicht ein anspruchsvolles Vorhaben. Eine besondere Herausforderung ist es, die in den Einzelabschlüssen vorhandenen Innenumsätze und Binnenverbräuche zwischen den beteiligten Einheiten ausfindig zu machen und zu bereinigen. Insbesondere die Innenumsätze bereiten Schwierigkeiten, da die städtischen Betrieben zum Teil andere Berechnungslogiken und -standards nutzen. Unterschiede bei der zeitlichen Abgrenzung von Buchungsvorgängen können zu Differenzen führen. Gemeinsame Standards bei der Buchungsorganisation und -logik helfen, dies zu vermeiden. Solche bereits definiert zu haben, kam Mechernich bei der Erstellung des zweiten Gesamtabschlusses enorm zupass. Ein weiterer Vorteil ist die überschaubare Beteiligungsstruktur der städtischen Betriebe. Denn der Aufwand für die Einrichtung und Umsetzung solcher Standards variiert je nach Art und Umfang der Beteiligungsverhältnisse. Schon beim zweiten konsolidierten Abschluss zahlt sich ein sorgfältig durchgeführtes Einführungsprojekt aus. So können beispielsweise bei wiederkehrenden Ereignissen über die Vortragsfunktion einfach Daten übernommen werden.

Bewährte Software

Die Konsolidierung richtet sich inhaltlich nach Methoden, die dem Handelsgesetzbuch (HGB) entlehnt sind. Mechernich setzt für den Gesamtabschluss das Programm Konsolidierung von IT-Dienstleister DATEV ein. Durch die Software-Unterstützung entstand insbesondere bei der seit 2011 zusätzlich durchzuführenden Konsolidierung nach der Equity-Methode kaum ein Mehraufwand. Für das Finanzwesen nutzt die Stadt bereits das Software-Paket DATEVkommunal. Eine einheitliche Software-Landschaft im Zusammenspiel Buchführung, Jahresabschluss und Konsolidierung gewährleistet einen durchgängigen und einheitlichen Datenfluss zwischen den einzelnen Anwendungsmodulen. Mechernich wollte zudem alle kommunalen Betriebe mit der Stadt auf einen gemeinsamen Buchführungsstandard bringen. Dadurch lassen sich jetzt die Einzelabschlüsse besser vergleichen. Nicht zuletzt hilft die durchgängige Software-Basis den personellen Aufwand einzugrenzen. Lediglich Sun Park nutzt keine DATEV-Lösungen. Die Abschlussdaten können aber bequem über eine Schnittstelle in die Konsolidierungssoftware importiert und direkt weiterverarbeitet werden.
Mechernich hat mit dem zweiten Gesamtabschluss ein wichtiges Ziel des Neuen Kommunalen Finanz-Managements erreicht: Es ist ein Überblick über die gesamte Vermögens-, Schulden-, Ertrags- und Finanzlage der Stadt möglich geworden. Mit der Einbeziehung der Jahresabschlüsse aller drei städtischen Betriebe wird die Finanzsituation der Kommune jetzt so dargestellt, als ob es sich um eine Einheit handeln würde.
Der kommunale Gesamtabschluss kann nur bei einer guten, zentralen Vorbereitung dauerhaft mit relativ geringem Aufwand zum Erfolg geführt werden. Dazu empfiehlt sich die Arbeit mit einer geeigneten Software. Selbst bei einer so überschaubaren Verwaltungsstruktur wie in der Stadt Mechernich stoßen gängige Tabellenkalkulationsprogramme schnell an ihre Grenzen. Schulungen und Informationsveranstaltungen vereinfachen den Umgang mit den oftmals verselbstständigten Betrieben und führen zu einer konstruktiven Zusammenarbeit.

Stefan Mannz ist Team-Leiter Kämmerei und Finanzen bei der Stadt Mechernich; Dr. Tobias Wagner ist Leiter Consulting im Geschäftsfeld Public Sector der DATEV eG, Nürnberg.

Der Beitrag ist in der Februar-Ausgabe von Kommune21 im Schwerpunkt Gesamtabschluss erschienen. Hier können Sie ein Exemplar bestellen oder die Zeitschrift abonnieren. (Deep Link)

Stichwörter: Finanzwesen, DATEV, Mechernich, Gesamtabschluss, DATEVkommunal

Bildquelle: Stadt Mechernich