[14.2.2014] Dokumenten-Management- und Workflow-Lösungen setzen sich in Rheinland-Pfalz immer stärker durch. Aktuelles Beispiel ist Kaiserslautern: Die Stadt archiviert Dokumente aus der Kfz-Verwaltung und dem Ausländerwesen mit dem System 2Charta von Anbieter Lorenz Orga.

Bereits 23 von 30 rheinland-pfälzischen Kfz-Zulassungsstellen archivieren ihre Dokumente aus dem Fachverfahren KfzJSP mit dem Dokumenten-Managament-System (DMS) 2Charta und steigern dadurch die Effizienz ihrer Arbeit. Das System hierfür bietet die Firma Lorenz Orga gemeinsam mit ihrem Partner KommWIS und dem Landesbetrieb Daten und Informationen (LDI) Rheinland-Pfalz als Cloud-Lösung oder als eigenständige Lösung auf autonomen Systemen des Kunden an. Auch die Stadt Kaiserslautern arbeitet mit KfzJSP und nutzt seit dem Jahr 2008 die auf den eigenen Servern installierte DMS-Komponente. Das Papieraufkommen in der Kfz-Zulassung konnte dadurch deutlich reduziert werden. Zudem stehen komfortable Suchoptionen zur Verfügung. Die Beschäftigten können nun ständig auf elektronisch und zentral abgelegte Dokumente zugreifen. Teilweise noch während der Bearbeitung des Vorgangs scannt der Sachbearbeiter die erstellten Papiere ein. Dabei werden alle notwendigen Daten, wie etwa Kennzeichen und Fahrzeugidentifizierungsnummer, an das Archiv übergeben und fungieren fortan als Schlagworte bei der Dokumentensuche.
Im Jahr 2013 stieg die Stadt Kaiserslautern dann intensiver in das Thema Dokumenten-Management und Workflow ein. Begonnen wurde in der Ausländerbehörde. Mit 2Charta DMS können seitdem die 16 Beschäftigten auch von außerhalb der Amtsräume standortunabhängig auf Dokumente zugreifen. Das ist notwendig, denn die Abteilung hat in der TU Kaiserslautern eine Außenstelle, in der die Mitarbeiter regelmäßig Termine mit ausländischen Studenten und Universitätsbeschäftigten wahrnehmen. „Bislang mussten sie die einzelnen Akten immer in Papierform mitnehmen und konnten sich dann nur mit den jeweiligen Personen beschäftigen“, erklärt Ulrich Bischke, Abteilungsleiter IuK im Referat Organisationsmanagement der Stadtverwaltung Kaiserslautern. „Jetzt loggen sie sich am PC-Arbeitsplatz in der Uni auf unserer Fachanwendung ein und können von dort für jeden Personendatensatz die dazugehörigen Schriftstücke einsehen.“ 8.000 Akten mit insgesamt 850.000 Seiten sind in der Lösung 2Charta DMS hinterlegt und über einen Button im Infoma-Ausländerwesen aufrufbar. „Das ist einfach praktisch für die Außenstelle“, erklärt Bischke. Für die technische Integration in das Fachverfahren über die Infoma-Schnittstelle benötigte Lorenz Orga nur zwei Tage. Die Akzeptanz unter den Beschäftigten und ihre Bereitschaft, das System sofort zu nutzen, war von Beginn an groß – vor allem, weil die Benutzeroberfläche dem Infoma-System so ähnlich ist. Noch wird der gesamte Posteingang in der Fachabteilung tagesaktuell eingescannt und in die Akte importiert; in Kürze soll dieser Digitalisierungsvorgang in die zentrale Poststelle verlegt werden.

Digitale Rechnungen verwaltungsweit

Mit der Einführung des FlowManager Invoice für die Rechnungseingangsbearbeitung geht die Stadt Kaiserslautern derzeit weiter mit großen Schritten in Richtung elektronischer Workflows. Dazu Ludwig Steiner, stellvertretender Referatsleiter Organisationsmanagement: „Von der elektronischen Weiterleitung und Freizeichnung der jährlich rund 80.000 Eingangsrechnungen versprechen wir uns eine erhebliche Zeitersparnis und mehr Übersichtlichkeit über Anzahl und Status von Rechnungen.“ Die Kämmerei nutzt das Finanzverfahren Infoma newsystem kommunal und hatte Eingangsrechnungen bisher komplett papierbasiert bearbeitet. Mit Beginn des Jahres 2014 werden nun parallel 2Charta DMS und 2Charta FlowManager eingeführt und das Finanzfachverfahren integriert. Startschuss war am 15. Januar mit einem Pilotprojekt im Referat Organisationsmanagement. So wie dort im Testbetrieb wird die Rechnungsbearbeitung künftig in der gesamten Stadtverwaltung ablaufen.
Eingangsrechnungen werden in der Poststelle gescannt, in der Kasse wird der Kreditor festgelegt und die Rechnungsnummer im Workflow hinterlegt. Über 2Charta FlowManager erhält der Besteller im Fachamt anschließend einen Link auf die archivierte Rechnung und trifft seine sachlichen und rechnerischen Feststellungsvermerke – je nach Befugnis kann er dabei weitere Freigeber einbeziehen. Über den Workflow geht der Vorgang zur buchhalterischen Prüfung wieder zurück zur Kasse, danach an den Referatsleiter im Fachamt oder einen Haushaltsbeauftragten zur Anordnung. Schlussendlich wird im Kassenamt die Zahlung ausgelöst. Ludwig Steiner: „Diese ganzen Abstimmungsprozesse fanden früher per Umlaufmappe statt. Im Zuge des elektronischen Workflows straffen wir diese Abläufe, denn die Zwischenschritte des Verteilens und Transportierens von Papierunterlagen fallen nun weg.“ Das neue Verfahren bringt für die Kasse – wo bisher fünf Mitarbeiterinnen mit der zentralen Buchung beschäftigt sind – auch erhebliche Entlastungen, weil die Fachreferate ihre Rechnungen künftig selbst vorkontieren.

Ausbau des DMS- und Workflow-Einsatzes

Nach dem Pilotprojekt im Organisationsmanagement soll mit dem Gebäude-Management ein technisches Referat folgen. Dort fallen sehr viele und sehr umfangreiche Rechnungen an. Auf diese Weise sammelt die Stadt nach und nach Erfahrungen mit dem System. Künftig werden alle Referate – insgesamt 16 Stück – den Rechnungsworkflow einsetzen. Da die Stadt eine Hauslizenz von Lorenz Orga erworben hat, kann sie beliebig viele Arbeitsplätze mit der Software ausstatten. Parallel zum Workflow-Projekt treibt Kaiserslautern den Ausbau seines Dokumenten-Management-Systems voran. Als nächstes soll das bestehende Ablagesystem im Liegenschaftsmanagement auf die Lorenz-Orga-Lösung umgestellt werden, weitere Referate sollen folgen. „Es gibt genug Projekte“, sagt Ulrich Bischke. „Wir wollen letztlich die gesamte Verwaltung mit DMS-Technologie ausstatten. Dabei sind weitere Workflow-Szenarien denkbar, etwa im Bereich der Personalverwaltung oder generell in Genehmigungsverfahren.“

Christian Koch ist DMS-Projektleiter für den Öffentlichen Sektor bei der LORENZ Orga-Systeme GmbH, Frankfurt/Main.

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Bildquelle: Stadt Kaiserslautern