[15.4.2015] Umfangreiche Einsparungen und optimierte Abläufe realisiert Griesheim. Die Stadt hat sich für einen neuen Workflow bei Eingangsrechnungen entschieden.

Griesheim hat sich jetzt für optimierte Prozesse sowie den transparenten Ablauf bei Eingangsrechnungen entschieden. Wie die Firma Lorenz Orga meldet, kommt dafür der Rechnungsworkflow von ekom21 zum Einsatz. „Der Umfang der eingehenden Rechnungen unterliegt monatlichen Schwankungen“, weiß Mario Ripp von der Stadtkasse. „Das ist saisonal und auch durch die vorläufige Haushaltsführung bedingt. Jährlich handelt es sich um rund 15.500 Eingangsrechnungen.“ Dank rw21 sind in der hessischen Kommune jetzt lange Umlaufzeiten, das mehrfache Abziehen und Ablegen von Fotokopien sowie verschwendete Skontovorteile passé. Das zusammen mit Lorenz Orga entwickelte Verfahren ist Teil der eGovernment-Suite von ekom21. Schon beim Posteingang werden die Dokumente eingescannt und über automatisierte Prozesse an die zuständigen Stellen weitergeleitet. Somit ist die Fälligkeit der jeweiligen Auszahlung bereits ab diesem Zeitpunkt bekannt. Außerdem lassen sich mit der Workflow-Lösung die Anforderungen des Vier-Augen-Prinzips lückenlos nachvollziehen. Dafür werden für die einzelnen Schritte der Rechnungsbearbeitung Rollen festgelegt, die eingehalten werden müssen. „Damit ist sichergestellt, dass die Vorprüfung, Kontierung, sachliche und rechnerische Feststellung sowie Anordnung der vorgeschriebenen Reihenfolge vom jeweils zuständigen Rolleninhaber ausgeführt werden“, erklärt Mario Ripp. Jeder Workflow-Prozess werde revisionssicher auf den Server von ekom21 gespeichert, die Mitarbeiter greifen per Webbrowser auf die Lösung zu. In Griesheim arbeiten derzeit 16 Mitarbeiter mit rw21. Laut der Meldung setzen in der Einführungsphase der Fachbereich VI (Infrastrukturdienste, Bauhof und Immobilien-Management sowie das Sachgebiet Wohnungsamt) und teilweise der Fachbereich II (Finanzbuchhaltung) rw21 ein. In der Endausbaustufe werden rund 70 Mitarbeiter aus sechs Fachbereichen und drei Stabsstellen mit dem Programm arbeiten. Das hängt laut Lorenz Orga von der Feinabstimmung zwischen den Einstellungen der Infoma-Finanz-Software newsystem kommunal und rw21 ab. (ve)

http://www.griesheim.de
http://www.lorenz-orga.de

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