[8.9.2017] In Stadtallendorf setzen die Mitarbeiter der Steuerabteilung die neue integrierte elektronische Steuerakte von Axians Infoma ein. Damit können sie alle in der Finanz-Software Infoma newsystem erzeugten Dokumente automatisch in der jeweiligen elektronischen Fachakte ablegen und verwalten.

Eine integrierte elektronische Steuerakte hat jetzt Axians Infoma entwickelt. Wie das Unternehmen mitteilt, ermöglicht es das Modul Elektronische Akte alle in der Finanz-Software Infoma newsystem erzeugten Dokumente automatisch in der jeweiligen elektronischen Fachakte, etwa der Finanz-, Steuer- oder Vollstreckungsakte, abzulegen und zu verwalten. Die integrierte Bearbeitung von internen und externen Dokumenten, ein schneller, direkter Zugriff auf die jeweiligen Akten sowie die optionale revisionssichere Archivierung aller Dokumententypen sollen die Arbeit zusätzlich erleichtern. Pilotanwender ist Stadtallendorf in Hessen. In der Stadt wird die Lösung laut Axians Infoma sowohl für die Veraktung von Steuerbescheiden genutzt als auch für die Verwaltung weiterer Dokumente, die für die Bearbeitung der Prozesse im Modul Steuern und Abgaben benötigt werden. Bei der Entwicklung der elektronischen Steuerakte habe das Unternehmen auf eine enge Zusammenarbeit mit den Verantwortlichen der Stadt gesetzt. „Unser Ziel war es, eine Software-Lösung für die Ablage von Dokumenten zu realisieren, die eng mit den Prozessen in Infoma newsystem gekoppelt sind“, erklärt Mathis Uchtmann, Projektleiter Consulting Innovation und Individualisierung bei Axians Infoma. „Im Fokus standen daher die tatsächlichen Arbeitsabläufe, die von den Sachbearbeitern in der Verwaltung durchgeführt werden.“ Ergebnis ist laut Unternehmensangaben eine schlanke, in Infoma newsystem vollintegrierte und gekoppelte Ablage für Dokumente aus dem Modul Steuern und Abgaben in einer Aktenstruktur. Mit der Lösung erhalten die Mitarbeiter in der Stadtallendorfer Steuerabteilung eine effiziente Prozessunterstützung. Wie gewohnt werden die Arbeiten in Infoma newsystem durchgeführt und die Bescheiderstellung mit dem Druck des Steuerbescheids abgeschlossen. Damit werde das Dokument automatisch in der mit dem Steuerobjekt, etwa Grundstück oder Hund, verknüpften Akte als PDF abgelegt und stehe ab diesem Zeitpunkt für weitere Arbeiten oder Auskünfte zur Verfügung. „Wir sind mit den Möglichkeiten der elektronischen Steuerakte sehr zufrieden“, sagt Gerion Dörr, IT-Projektleiter bei der Stadt Stadtallendorf. „Wir können relevante Dokumente ablegen, haben keine Medienbrüche und nahezu keine Systemwechsel mehr.“ Wie Axians Infoma berichtet, hat Stadtallendorf zwischenzeitlich mit der Digitalisierung der Altakten begonnen. Sobald der Sachbearbeiter eine solche Akte zur Bearbeitung auf den Tisch bekommt, wird sie vollständig gescannt, erhält einen Hinweisstempel und wird in einem gesonderten Archiv abgelegt. (ve)

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