[26.3.2019] Wie das kommunale Kassengeschäft vom Einsatz künstlicher Intelligenz profitieren kann, zeigt das Modul Elektronischer Kontoauszug (ELKO) des Anbieters ab-data. Die Stadt Langenfeld haben die Vorteile der selbstlernenden Software überzeugt.

Der Einsatz von künstlicher Intelligenz (KI) verspricht viele Vorteile. Dazu zählen mehr Effizienz und Wirtschaftswachstum, bessere Diagnostik und Services sowie weniger eintönige Aufgaben. Spätestens mit dem Umstieg von schwacher auf starke KI könnten autonome Fahrzeuge, vernetzte Maschinen und Haushaltsgeräte oder Chatbots mit simultaner Fremdsprachenunterstützung unser Leben erleichtern.
Gefährlich wird KI jedoch, wenn ihr keine Grenzen gesetzt werden oder sie in falsche Hände mit missbräuchlichen Absichten gelangt, etwa von Cyber-Kriminellen. Die Folgeschäden könnten immens sein. Der Einsatz von künstlicher Intelligenz fordert daher auch Antworten auf gesellschaftspolitische und ethische Fragen wie Sicherheit, Haftung und Besteuerung der Systeme.
Fest steht: Der Einsatz von künstlicher Intelligenz lässt sich nicht aufhalten. Er braucht aber verbindliche Rahmenbedingungen zur Minimierung der Risiken. Zur Lösungsfindung lohnt ein Blick auf schwache KI-Lösungen, die heute – auch im kommunalen Umfeld – bereits im Einsatz sind.

KI im Kassengeschäft

Künstliche Intelligenz hilft, Informationen zur Entscheidungsfindung schneller und qualifizierter beizubringen. Sie eignet sich insbesondere für Aufgaben mit monotonem oder repetitivem Charakter. Erste Lösungen finden sich im kommunalen Finanzwesen zum Beispiel im Bereich des Rechnungseingangs und Kassengeschäfts.
Moderne Enterprise-Content-Management-Systeme (ECM), wie die d.3-Erweiterung der Finanz-Software von ab-data, arbeiten bereits mit künstlicher Intelligenz. Im Zuge von Optical Character Recognition (OCR), Indizierung und Validierung erkennen sie Muster und Regelmäßigkeiten, mit deren Hilfe sie Rechnungsdaten zuverlässig auslesen und in das Finanzverfahren importieren. Die Heterogenität (je nach Kreditor) und Mehrdeutigkeit (diverse Datumsfelder) der Rechnungen erfordern eine intelligente Steuerung, welche der Software sukzessive beigebracht werden kann. Das System wird so lernfähig, die Treffergenauigkeit mit jedem Scan-Vorgang besser.

Großer Anklang trotz anfänglicher Skepsis

Auch für Ein- und Auszahlungen im Kassengeschäft ist der Einsatz künstlicher Intelligenz geeignet, wie das ab-data-Modul Elektronischer Kontoauszug (ELKO) zeigt. Es ermöglicht die Hinterlegung kundenindividueller Muster sowie deren Erkennung für die automatische Zuordnung und Durchführung. Die selbstlernende Software kann eigene Routinen entwickeln und wiederkehrende Fehler, etwa bei Daueraufträgen, erkennen und beseitigen. Die Software wird mit jeder Buchung intelligenter. Anbieter ab-data hat in beiden Einsatzgebieten Wert auf den kontrollierbaren Einsatz von KI gelegt. Finale Kontrolle sowie Steue­rung des Automatisierungsgrads bleiben grundsätzlich in der Hand des (menschlichen) Nutzers. Damit werden mögliche Fehlerrisiken minimiert und die Vorteile überwiegen. Die Software kann überall dort Arbeit abnehmen, erleichtern und professionalisieren, wo dies explizit gewünscht wird. Wenn die Nachfrage ein Indiz für Akzeptanz ist, stellt ab-data fest: Künstliche Intelligenz findet trotz anfänglicher Skepsis großen Anklang. Die Nachfrage steigt stetig – und das mittlerweile auch bei Verwaltungen mit geringeren Einwohnerzahlen und Buchungsvolumina.

ELKO-Modellkommune Langenfeld

Die 60.000 Einwohner zählende Stadt Langenfeld (Rheinland) ist ELKO-Modellkommune. Nach Aussage von Kassenleiterin Heike Enners ist der Elektronische Kontoauszug ein lebendiges System, das auch dank anlernbarer Logik immer weiter wächst und bessere Ergebnisse liefert. „In einer sehr zeit- und arbeitsintensiven Phase haben wir unsere allgemeingültigen Muster für die Buchungslogik in den Stammdaten hinterlegt“, berichtet Enners. „In einer umfangreichen Testphase wurden diese in eine sinnvolle Prüfungsreihenfolge gebracht und mit Prüfungen der offenen Posten (oP) versehen. Jede fehlerhafte oder nicht getroffene Zuordnung führt auch heute noch zu Änderungen, Ergänzungen und neuen Mustern.“ Aktuell hat die Verwaltung rund 360 allgemeine Muster hinterlegt. Zudem wurden mehr als 1.700 individuelle Muster aus Verwendungszwecken gespeichert, die regelmäßig falsche oder unvollständige Angaben seitens des Zahlers enthielten.

Weniger Monotonie, mehr Sachbearbeitung

„Nach eineinhalb Jahren Echteinsatz haben wir eine Trefferquote in der Mustererkennung von über 95 Prozent“, beschreibt Heike Enners ihre Erfahrungen. „Das bedeutet für jeden Mitarbeiter eine immense Zeitersparnis. Die manuelle Belegverteilung entfällt ebenso wie das monotone Abtippen der Belege. Dadurch werden Fehlerquellen und Suchaufwand praktisch ausgeschlossen. Auch der Abgleich für den Tagesabschluss ist mit wenigen Klicks deutlich vereinfacht. Da bei den oP-Prüfungen Besonderheiten der einzelnen Forderungen berücksichtigt werden, kann auch ein Vertreter ohne Probleme einspringen. In den ELKO werden alle Informationen des Belegs eingelesen und zur Buchung hinterlegt, wodurch auch alle Folgearbeiten deutlich vereinfacht werden.“ Die Langenfelder Kassenleiterin resümiert: „Bei uns konnte durch den Elektronischen Kontoauszug eine halbe Stelle eingespart werden, und die Kolleginnen und Kollegen sind froh über die Reduzierung der monotonen Erfassungsarbeiten und die somit gewonnene Zeit, die sie jetzt intensiver in die Sachbearbeitung fließen lassen können.“
Wie bei jedem technischen Fortschritt gilt es auch beim Einsatz künstlicher Intelligenz Chancen zu maximieren und Risiken zu minimieren. Erste empirische Ergebnisse zeigen: Selbstlernende Software sorgt für wirtschaftlicheres Arbeiten. Monotone Tätigkeiten entfallen. Das entlastet hochqualifizierte Beschäftigte, die nun gezielt andere Aufgaben übernehmen können. In Zeiten knapper (Personal)Ressourcen kann der Einsatz selbstlernender Software für alle Beteiligten zur Win-win-Situation werden.

Dr. Markus Bremkamp ist geschäftsführender Gesellschafter der ab-data GmbH & Co. KG, Velbert.

http://www.langenfeld.de
http://ab-data.de
Dieser Beitrag ist in der Ausgabe März 2019 von Kommune21 im Schwerpunkt Finanzwesen erschienen. Hier können Sie ein Exemplar bestellen oder die Zeitschrift abonnieren. (Deep Link)

Stichwörter: Finanzwesen, Langenfeld, ELKO, künstliche Intelligenz (KI)

Bildquelle: Stadt Langenfeld (Rhld.)