[15.4.2020] Digitales Workforce Management hilft Kommunen dabei, die Dienstplanung bedarfs- und kostenoptimiert zu gestalten. Gleichzeitig entsteht mehr Transparenz über die Arbeitszeit.

Eine Software für Zeitwirtschaft ermöglicht die systematische Erfassung der Arbeitszeit, so wie es das aktuelle EuGH-Urteil vorschreibt. Die Zeiterfassung kann entweder per PC, über ein Software-Terminal, über das Telefon oder unterwegs per App erfolgen. Letzteres ist vor allem ein Vorteil für Mitarbeiter im Außeneinsatz, zum Beispiel beim Bauhof oder der Stadtreinigung und für mobile Krisen-Teams. Die lückenlose Dokumentation bildet die Basis für die Berechnung von Zeitkonten und Zuschlägen sowie die automatische Prüfung von Regeln, etwa in Bezug auf Arbeits- beziehungsweise Ruhezeiten oder erforderliche Qualifikationen.
Professionelle Workforce Management Software geht aber noch einen Schritt weiter und nutzt die Arbeitszeiten, um kosten-, service- und mitarbeiterorientierte Dienstpläne zu erstellen. Dabei werden tarifliche und gesetzliche Regelungen, Zeit- und Urlaubssalden sowie individuelle Arbeitszeitmuster automatisch berücksichtigt. Über Self Services, Schichttauschbörsen und Wunschdienstpläne werden Mitarbeiter und Vorgesetzte aktiv in das Arbeitszeit-Management eingebunden. Das sorgt für Zeitersparnis, Effizienz und Flexibilität auf allen Ebenen.
Auch bei der Stadt Würzburg stehen Wirtschaftlichkeit und Transparenz beim Personal-Management an oberster Stelle. Ob Feuerwehr, Verkehrsüberwachung, Bau- und Gartenamt, Stadtreinigung, Theater, Schulen oder Verwaltung – die Universitätsstadt stellt zuverlässig Dienstleistungen für ihre Bürger bereit. Mit der ATOSS Staff Efficiency Suite hat die bayerische Verwaltung für ihre rund 3.000 Beschäftigten ein zukunftsweisendes Arbeitszeit-Management etabliert.

DiALOG-Award für Workforce Management

Schlanke, automatisierte Prozesse, effiziente Organisation, konsequente Kostenoptimierung und eine TVöD-konforme Abrechnung sind dabei gelebtes Prinzip. Über das intuitive Self-Service-Portal haben die Mitarbeiter Zugriff auf Informationen rund um ihre Arbeitszeit. Für viel Effizienz und Begeisterung sorgt auch das mobile Workforce-Management-Projekt der Mainfrankenmetropole. Bei rund 250 Mitarbeitern mit wechselndem Einsatzort sind Zeiterfassung, Gruppenbuchungen und untertägige Kontierungen via Smartphone inzwischen tägliche Praxis.
Als letztes wurde die hochkomplexe Einsatzplanung der Feuerwehr mit 24-Stunden-Diensten an 365 Tagen im Jahr vollumfänglich abgebildet. Rund 100 Feuerwehrleute und 75 Mitarbeiter in der Verwaltung beziehungsweise in der integrierten Leitstelle werden nun noch ganzheitlicher disponiert. So können die Feuerwehrleute unter Berücksichtigung ihrer Qualifikationen unterschiedlichen Arbeitsplätzen, beispielsweise Drehleiterführer, Tank- oder Schlauchwart, zugeordnet werden. Ein weiteres Projekt in den städtischen Schulen ist bereits in der Pipeline. Für dieses innovative und effiziente Workforce Management ist der Stadt Würzburg der DiALOG-Award verliehen worden, mit dem zukunftsorientierte Struktur- und Anwenderkonzepte in den administrativen Unternehmensprozessen ausgezeichnet werden.

Elke Jäger ist Director Marketing & PR bei der ATOSS Software AG.

https://www.atoss.com
Dieser Beitrag ist in der Ausgabe April 2020 von Kommune21 erschienen. Hier können Sie ein Exemplar bestellen oder die Zeitschrift abonnieren. (Deep Link)

Stichwörter: Fachverfahren, Zeiterfassung, ATOSS Software, Würzburg

Bildquelle: ATOSS