[3.12.2020] Mehr als 70 PDF-Formulare hat DSV Service für die Berliner Senatsverwaltung für Wirtschaft, Energie und Betriebe in moderne Formularanwendungen umgewandelt. Der fabrikmäßige Ansatz von DSV Service entlastet die Verwaltungsmitarbeiter und sichert die Einhaltung gesetzlicher Standards.

DSV Service, ein Tochterunternehmen des Deutschen Sparkassenverlags (wir berichteten), hat für die Berliner Senatsverwaltung für Wirtschaft, Energie und Betriebe mehr als 70 PDF-Formulare in moderne Formularanwendungen umgewandelt. Dadurch konnten die Benutzerfreundlichkeit des Berliner Portals für Antragsmanagement deutlich erhöht und die Mitarbeiter der Verwaltung entlastet werden, teilt das Unternehmen mit. Das Land Berlin sei mit seinem 2016 in Kraft getretenen E-Government-Gesetz, das in vielen Teilen deutlich über die Vorschriften des E-Government-Gesetzes des Bundes hinausgeht, einer der bundesweiten Vorreiter im E-Government. Um den Anforderungen des Berliner E-GovG gerecht zu werden und möglichst viele Formulare digital als interaktive Formularanwendungen anbieten zu können, mussten bei der Senatsverwaltung seit dem Jahr 2017 die mehr als 70 PDF-Formulare in assistentengestützte Online-Formulare umgewandelt werden.

cit intelliForm als Basis

Eine enorme Aufgabe, die sich verwaltungsintern nahezu unmöglich neben dem regulären Tagesgeschäft bewältigen lässt, berichtet das Unternehmen. Die Berliner Wirtschaftsverwaltung habe daher DSV Service damit beauftragt, die auf der E-Government-Plattform cit intelliForm basierenden Formulare in moderne Formularanwendungen umzuwandeln. Die Bürger können diese über das Service-Portal Berlin oder den Einheitlichen Ansprechpartner erreichen. Die Formularanwendungen seien in die Berliner IKT-Infrastruktur eingebunden, eingegebene Daten würden zur Weiterverarbeitung in die entsprechenden Fachverfahren übernommen. Die Vorbelegung von Datenfeldern aus dem Service-Konto und die Prüfung der Eingabe auf Plausibilität und Vollständigkeit würden die Qualität der Anträge stark erhöhen und damit die Bearbeitungszeiten verkürzen. Zudem würden Antwortassistenten für die Verwaltungsmitarbeiter erstellt, deren Ergebnis dann an die Antragsteller übermittelt wird.

Technische und fachliche Standards

Die Senatsverwaltung und DSV Service legen bei der Zusammenarbeit viel Wert auf die Nutzung der technischen und fachlichen Standards des IT-Planungsrats, heißt es in der Meldung von DSV Service weiter. Dazu zähle beispielsweise die XGewerbeanzeige. Damit werde nicht nur die Zukunftsfähigkeit der Lösungen sichergestellt – auch die Aktualisierung bei gesetzlichen Änderungen werde einfacher.
„Die Zusammenarbeit mit DSV Service hat sich über mehrere Jahre kontinuierlich bewährt“, berichtet Carsten Heidebrecht, Einheitlicher Ansprechpartner Berlin bei der Senatsverwaltung für Wirtschaft, Energie und Betriebe. „Die Projektmitarbeiter haben sich schnell und kompetent in die Anforderungen eingearbeitet, eigene Verbesserungsvorschläge eingebracht und ein getestetes Produkt mit hoher Qualität termingerecht geliefert. Die Zuverlässigkeit von DSV Service in Bezug auf Testqualität und Termintreue sind herausragende Eigenschaften, die am Markt schwierig zu finden sind.“

Erfahrung ausspielen

„Mit unserem fabrikmäßigen Ansatz für die Erstellung moderner Online-Formulare spielen wir die Erfahrung aus dem Management tausender Formularausprägungen aus. Unsere Kunden profitieren so von unserer Kosteneffizienz ebenso wie von perfekt eingespielten Abläufen, die ein Höchstmaß an Qualität und Liefergeschwindigkeit erlauben“, erläutert Peter Höcherl, Leiter Forms Management und Software Development bei DSV Service und Experte für digitale Verwaltungsprozesse.
Abgesehen von der deutlich gestiegenen Benutzerfreundlichkeit und Vereinfachung des Antragsmanagement-Portals sowie einer verbesserten Qualität der eingereichten Anträge erreicht die Berliner Wirtschaftsverwaltung mit dem Projekt insbesondere die Entlastung des Personals, teilt DSV Service mit. Mit der Vergabe der Entwicklungs- und Testarbeiten an das Unternehmen könnten sich die Mitarbeiter in der IT auf die Weiterentwicklung des Systems in anderen Bereichen konzentrieren, ohne laufende Arbeiten unterbrechen zu müssen. (co)

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