[16.10.2012] Das Amt Hüttener Berge hat seine IT modernisiert und managt Dokumente zunehmend digital. Die schleswig-holsteinische Kommune spart dadurch nicht nur Kosten, sondern kann Bürgern auch mehr Service bieten – etwa im mobilen Bürgerbüro.

Im Amt Hüttener Berge am nördlichsten Zipfel Deutschlands sind Innovation und ländliche Behörde kein Widerspruch. Die schleswig-holsteinische Kommune geht mit der Zeit – egal, ob es um Digitalisierung, ein EU-Förderprojekt zur Glasfasernetzverkabelung oder Ideen zur Gestaltung der Arbeitszukunft geht. Letzteres eine Notwendigkeit auch für den öffentlichen Dienst. „Die Devise lautet: Kosten senken, Effizienz steigern. Wir sind Dienstleister für unsere Bürger und verpflichtet, mit den uns zur Verfügung gestellten Geldern wirtschaftlich umzugehen“, erklärt Amtsleiter Andreas Betz im Sitzungszimmer mit Blick auf Windmühle und Storchennest. Deshalb fusionierten Anfang 2008 das Amt Hütten und das Amt Wittensee zum Amt Hüttener Berge, das nun 16 Gemeinden umfasst.
„Die Fusion unserer beiden Ämter war eine Gelegenheit zur Optimierung der IT-Strukturen. Durch die Verbesserung der Arbeitsprozesse, des IT-Einsatzes und des Dokumenten-Managements konnten wir 5,5 Stellen kompensieren, welche uns rund 220.000 Euro jährlich kosten würden. Durch die Optimierung von Druck-, Kopier- und Telefonkosten sparen wir zusätzlich noch einmal 40.000 Euro pro Jahr“, rechnet Andreas Betz vor. Als Partner für den Digitalisierungsprozess hat sich die Kommune für die Firma TA Triumph-Adler entschieden. Natürlich gehen nicht alle Einsparungen auf das Konto des Herstellers. „Aber mit der Neuausstattung unseres gesamten Gerätefuhrparks konnten wir eine erhebliche Reduzierung der Kosten erreichen und gleichzeitig die Gerätequalität steigern“, meint Klemens Ziemann, IT-Leiter und Standesbeamter im Amt Hüttener Berge.

Schnell und flexibel

Dokumente managt die Kommune zunehmend digital. Dabei ist für die Mitarbeiter vor allem Sicherheit wichtig, da persönliche Daten der Bürger betroffen sind. Hinzu kommt ein hoher Anspruch an Schnelligkeit, Service und Flexibilität. Diese zeigt das Amt bei der Betreuung seiner Bürger auch selbst: „Mit unserem mobilen Büro können wir überall arbeiten – im Stall, auf dem Acker oder im Gerätehaus der örtlichen Feuerwehr“, so IT-Leiter Ziemann. Das mobile Büro ist ein Koffer, in dem sich vom Laptop über einen Scanner bis hin zur Kamera alles befindet, was die Mitarbeiter des Amts Hüttener Berge für ihre Arbeit vor Ort brauchen. „Durch die Lösungen von TA Triumph-Adler ist unsere digitale Kommunikation viel einfacher und ortsunabhängiger geworden“, sagt Andreas Betz. „Wenn wir unseren Mitarbeitern diese Technik wieder wegnehmen würden, wären sie ganz schön frustriert. Und würden lange nicht so engagiert arbeiten“, ist der Amtsleiter überzeugt.

Arbeit erleichtert

Besonders interessant ist für das Amt Hüttener Berge die Arbeit mit der Accounting-Box von TA Triumph-Adler, an deren Weiterentwicklung die Kommune tatkräftig beteiligt ist. „Die Box wertet für uns den Gerätefuhrpark aus. Etwa danach, ob etwas kaputt ist, wie viele Kopien gemacht wurden, welcher Bürgermeister auf welcher Kostenstelle wie viel gedruckt und was das gekostet hat“, erläutert Klemens Ziemann. Die Accounting-Box zeigt auch an, wenn bei einem Gerät der Toner zur Neige geht und bestellt diesen dann automatisch bei TA Triumph-Adler nach. „Zuvor hatten wir immer einen beträchtlichen Tonerbestand vorrätig. Nun haben wir keine Lagerprobleme mehr, der Toner kann nicht überaltern, und wir müssen keine Kontrollgänge mehr machen, es genügt ein Blick auf die Box. Das ist praktisch“, so der IT-Leiter.
Andreas Betz möchte seine 39 Mitarbeiter bei ihrer Arbeit so gut wie möglich unterstützen. „Unsere Personaldecke ist eigentlich viel zu dünn. Mithilfe von TA Triumph-Adler haben wir jeden Arbeitsplatz so ausgestattet, dass die Beschäftigten optimal arbeiten können. Sie sind manchmal schon genervt, weil wir ihnen neben den technischen Möglichkeiten auch noch viele Schulungen anbieten. Aber man merkt, wie bei uns Qualität und Effizienz steigen“, so der Amtsleiter abschließend.

Michael Tschugg ist zuständig für die Presse- und Öffentlichkeitsarbeit der Firma TA Triumph-Adler.

http://www.amt-huettener-berge.de

Stichwörter: Dokumenten-Management, synchronity, Hüttener Berge, TA Triumph Adler

Bildquelle: Amt Hüttener Berge/Alexander Mertsch