[19.2.2015] Das Schweriner Veranstaltungsmanagement bearbeitet Anmeldungen über das neue Bürgerkonto der Stadt. Ein interaktives Online-Formular erleichtert die Abwicklung für alle Beteiligten. Außerdem können Veranstalter damit ihre Öffentlichkeitsarbeit verstärken.

Mehr als 1.300 Veranstaltungen werden jedes Jahr in der Schweriner Geschäftsstelle für Veranstaltungsmanagement registriert. Etwa jede fünfte davon muss laut der Stadt umfangreich von der Geschäftsstelle im Ordnungsamt bearbeitet werden. „Schon die große Zahl der Veranstaltungen macht deutlich, dass wir gerade in den Sommermonaten eine Vielzahl von Veranstaltungen parallel betreuen und koordinieren müssen“, erklärt Schwerins Veranstaltungsmanager Heiko Stolp. „Dabei verstehen wir uns aber nicht nur als Lotsen durch die Verwaltung, sondern versuchen ganz gezielt hochwertige und attraktive Veranstaltungsprofile in Schwerin zu etablieren oder wenig genutzte Veranstaltungsflächen wie unseren Stadthafen zu beleben.“ Wie die Landeshauptstadt meldet, können vor allem bei wiederkehrenden Veranstaltungen viele Genehmigungsprozesse standardisiert und über Online-Verfahren optimiert werden. Mit der im Jahr 2014 eingeführten Veranstaltungsanmeldung über das Bürgerkonto (wir berichteten) sei das auch für die Organisatoren mit vielen Vorteilen verbunden. Das neue Antragsformular ist interaktiv und selbsterklärend. Es fasse alle bisherigen Einzelanträge zu einem Online-Antrag für alle Fachbereiche zusammen, inklusive Flächenverwalter und Informationen an die Polizei. Das Formular öffnet je nach Größe, Art und Umfang einer Veranstaltung fachübergreifend die benötigten Detailfelder. Laut der Stadt basiert der Online-Antrag für Veranstaltungen auf den bekannten gesetzlich vorgeschriebenen Antragsformularen. Zudem besteht die Möglichkeit, aus dem Online-Antrag heraus benötigte Formulare, etwa ein Mustersicherheitskonzept, als Vorlage herunterzuladen oder Dokumente wie Lagepläne und Veranstaltungsflyer hochzuladen. Der Online-Antrag wird direkt nach dem Sendevorgang in die Geschäftsstelle Veranstaltungsmanagement geschickt. Dort werden alle Anträge zentral bearbeitet. Außerdem erhält der Antragsteller von dort abschließend eine zentrale Veranstaltungsgenehmigung. Auch die entsprechenden Flächenverwalter bekommen den Online-Antrag zur Kenntnis vorgelegt. Darüber hinaus erhalten Polizei, Berufsfeuerwehr, und der Kommunale Ordnungsdienst alle Informationen. Wie die Stadt weiter meldet, können Veranstalter mithilfe des Online-Formulars ihre Öffentlichkeitsarbeit verstärken: Sie können die Veranstaltung inklusive Foto auf dem Online-Portal das Tourismusverbandes Mecklenburg-Vorpommern freigeben. Dadurch ist die Veranstaltung dann ab April automatisch im Veranstaltungskalender der Stadt Schwerin zu finden. Das Online-Formular lässt sich zudem als Vorlage für Folgeanträge abspeichern und bei Bedarf im neuen Online-Antrag wiederbenutzen. (ve)

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Bildquelle: Karl-Heinz Priehn