[8.4.2015] Die öffentliche Verwaltung in Italien akzeptiert nur noch elektronische Rechnungen. Das Land will nicht nur EU-Vorgaben erfüllen, sondern auch eine finanzielle und personelle Entlastung erreichen. Dabei sind die Ansprüche an die elektronische Rechnungsübermittlung hoch.

In Italien gehört die Papierrechnung an die öffentliche Verwaltung jetzt der Vergangenheit an. Betroffen sind laut dem Verband elektronische Rechnung (VeR) alle Zulieferer und Dienstleister, die Rechnungen an die italienische Verwaltung stellen. Ziel der Umstellung sei nicht nur, die Vorgaben der EU-Richtlinie 2010/45/EU zu erfüllen. Auch eine deutliche finanzielle und personelle Entlastung der öffentlichen Verwaltung sowie das Eindämmen einer weitverbreiteten Steuerhinterziehungspraxis werden angestrebt. Zudem erfülle das Land somit bereits die EU-Richtlinie 2014/55/EU, die bis zum Jahr 2018 eine verpflichtende Umstellung der öffentlichen Verwaltung auf den elektronischen Rechnungsempfang vorsieht. Die Weichen für die behördenübergreifende Umstellung habe die italienische Regierung bereits 2007 gestellt. Nach einer freiwilligen Einführungs- und Übergangsphase ab Dezember 2013 sei der elektronische Rechnungsempfang bereits seit 6. Juni 2014 für alle italienischen Staatsministerien, die Steuerbehörden sowie die staatlichen Sicherheitsorganisationen verpflichtend. Nun folgen laut VeR fast alle übrigen staatlichen Stellen sowie deren Zulieferer. Papierrechnungen, die jetzt bei den italienischen Behörden eingehen, werden weder akzeptiert noch beglichen. Die Umstellung erfolge damit knapp zwei Monate früher als vorgesehen, nachdem im April vergangenen Jahres eine zusätzliche Beschleunigung des Einführungsprozesses beschlossen worden war. Grundsätzlich müsse jeder Lieferant jetzt ein zertifiziertes E-Mail-Postfach (CEM) beantragen. Damit stehen den Zulieferern später verschiedene technische Alternativen zur Verfügung: Über das CEM-Postfach selbst, über ein zentrales E-Invoicing-Portal, per SFTP oder per Web-Service. Das eigens eingerichtete E-Invoicing-Portal soll die Umstellung auf die E-Rechnung vor allem für kleinere Zulieferer erleichtern. „Inhaltlich wie formal stellen die italienischen Behörden hohe Ansprüche an die Übermittlung elektronischer Rechnungen“, sagt Marcus Laube, VeR-Experte für den Bereich E-Invoicing international. Demnach müssen die einzureichenden Rechnungsinhalte grundsätzlich im XML-Format übermittelt, in einer bestimmten Nomenklatur benannt und mit einer digitalen Signatur versehen werden. Auch sei die Eingabe wichtiger Identifikationsmerkmale wie der eindeutigen Behördennummer für eine fehlerfreie, zügige Bearbeitung unumgänglich. Hohen Wert legen die Italiener zudem auf verschiedene Rückmeldungen der Verwaltung zum Status der jeweiligen Rechnung. Auch stellen sie besondere Anforderungen an die Archivierung der E-Rechnungen, etwa mit Zeitstempeln. (ve)

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Bildquelle: Andrea Damm/pixelio