[13.11.2023] Dass die Register von Bund, Ländern und Kommunen modernisiert werden müssen, steht außer Frage. Noch fehlt es aber an konkreten Hinweisen von Bund und Ländern, was im Zuge der Registermodernisierung auf die Kommunen zukommt.

Die Registermodernisierung steht in direktem Zusammenhang mit einer durchgängigen Digitalisierung von Prozessen. Nur mit einem elektronischen Datenaustausch zwischen den Behörden bei gleichzeitig hoher Datenqualität können Prozesse wirklich medienbruchfrei digitalisiert werden. So müssen Bürgerinnen und Bürger ihre Daten für eine Verwaltungsleistung nur einmal (Once only) eingeben. In Folgeprozessen und Anträgen sollen die Systeme untereinander automatisch die erforderlichen Daten bereitstellen.
Anspruch einer erfolgreichen Verwaltungsdigitalisierung sollte es sein, Bürgerinnen und Bürger, Unternehmen sowie die Verwaltung selbst durch Online-Dienstleistungen und durchgängige Prozesse zu entlasten. Anspruch und Wirklichkeit klaffen bei der derzeitigen Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung in Deutschland jedoch weit auseinander. Das Onlinezugangsgesetz (OZG) ist kläglich gescheitert. Der Chef des Beamtenbunds, Ulrich Silberbach bezeichnete es als „Hochglanzbroschüre ohne Bezug zur Realität“, denn in den Behörden würden immer noch kiloweise Aktenordner durch die Flure geschoben. Man müsse wegkommen von kleinteiligen Lösungen, mutiger sein und schneller skalieren.

Wenig Hoffnung

Auch die Novellierung des OZG macht wenig Hoffnung auf eine effizientere Digitalisierung der Verwaltung. Denn hierfür muss neben der Bereitstellung elektronischer Zugänge zu Verwaltungsleistungen insbesondere die Weiterverarbeitung im Back End medienbruchfrei möglich sein. Ein Teil der dafür notwendigen Informationen liegt in elektronisch geführten Registern vor, zum Beispiel in Melde- und Personenstandsregistern. Diese sind häufig dezentral organisiert und in der Regel nicht vernetzt, was meistens zu Medienbrüchen bei der Bearbeitung eines Vorgangs führt. Erforderlich ist daher die Interoperabilität und Vernetzung der Datenbestände. Hinzu kommt, dass zu einer Person teilweise unterschiedliche Daten in verschiedenen Registern vorliegen. Hier besteht erhebliches Optimierungspotenzial. Die Register des Bundes, der Länder und der Kommunen müssen modernisiert, das Daten-Management muss professionalisiert werden.
Damit das gelingt, sind jetzt weitere wichtige Regelungen zur digitalen Verwaltung und zur Registermodernisierung in Kraft getreten. So müssen Bürgerinnen und Bürger für Leistungen nach dem OZG entsprechende Nachweise und Daten bei Behörden nur noch einmal vorlegen. Das betrifft zum Beispiel die Kfz-Zulassung oder die Beantragung des Bürgergelds. Dabei spielt es keine Rolle, wo der erste Nachweis erbracht wurde: bei Bund, Ländern oder Kommunen. Mit dieser Neuregelung greift das Once-Only-Prinzip, das Teil der EU-Bemühungen zur Verwaltungsreform ist.

Entbürokratisierung der Prozesse

Verwaltungen sollen (automatisiert) auf bereits vorhandene Daten (und Nachweise) zurückgreifen und diese ohne Medienbruch für die anlassbezogene Weiterverarbeitung nutzen können. Die Vorteile für die Antragstellenden und für die Verwaltung liegen auf der Hand. Die Prozesse werden aus Sicht der Nutzerinnen und Nutzer entbürokratisiert. Sie sparen vor allem Zeit, weil sie schneller und einfacher Auskünfte erhalten oder Anträge online stellen können – ohne bereits vorhandene Informationen zusammensuchen und einreichen zu müssen. Die Verwaltung selbst kann ihre Abläufe straffen und effizienter gestalten, was Zeit- und Ressourceneinsparungen ermöglicht.
Ein Beispiel: Um einen Lkw fahren zu dürfen, benötigt man eine Lkw-Fahrerkarte. Dazu muss sich der Antragsteller an das örtliche Straßenverkehrsamt wenden. Seinem Antrag muss er verschiedene Nachweise beifügen: eine Kopie seines Führerscheins, ein aktuelles Führungszeugnis, das er in der Regel beim örtlichen Bürgeramt beantragen muss, und eine Auskunft aus dem Fahreignungsregister, die er beim Kraftfahrt-Bundesamt bekommt. Einige Nachweise können bereits online erbracht, sie müssen aber dem Antrag beigefügt werden. In Zukunft soll das anders sein. Der Antragsteller muss dann nur noch den Antrag online stellen. Die aufgeführten Nachweise werden über einen Registerabgleich oder eine entsprechende Abfrage automatisiert eingeholt. Medienbrüche gibt es nicht mehr – bis auf die eigentliche Leistung, die Fahrerkarte. Und natürlich muss der Sachbearbeiter nach Prüfung der Unterlagen über die Erteilung entscheiden.

Noch theoretisches Konstrukt

Auch wenn die Vorteile und das Potenzial moderner Register auf der Hand liegen, handelt es sich derzeit noch um ein theoretisches Kons­trukt. Wunsch und Realität liegen auch hier noch weit auseinander. Es fehlt an konkreten Hinweisen von Bund und Ländern, was auf die Kommunen zukommt und was sie schon jetzt ganz praktisch vorbereiten können. Zu den organisatorischen Arbeiten gehört sicherlich die Optimierung der registerführenden Fachverfahren. Beispiele hierfür sind die Aufnahme des Datenfelds steuerliche Identifikationsnummer (IDNr) in den Datensatz, die Schnittstellen für den Erstabruf der Daten und die Speicherung der IDNr (XBasisdaten), die Funktionen für die Einzelspeicherung und die Online-Auskunft sowie die Schnittstelle zum Datenschutz-Cockpit.
Hinzu kommen weitere manuelle Aufwände für die Projektplanung und -steuerung in den Kommunen, die Überprüfung und Einzelspeicherung bei Fehlern im maschinellen Identitätsabrufverfahren, die Anpassung der OZG-Formulare, die Nachweise benötigen, um steuern zu können, ob der Antrag mit oder ohne Once only durchgeführt werden soll. Es sind auch noch viele Fragen offen. Zum Beispiel, wie viel Aufwand notwendig ist, um die über 10.000 dezentralen Datenbestände zu inte­grieren und das Netzwerk aufzubauen und dauerhaft zu pflegen.

Marc Groß ist Vertreter des Vorstands der Kommunalen Gemeinschaftsstelle für Verwaltungsmanagement (KGSt) und Leiter des Programmbereichs Organisations- und Informationsmanagement.

https://www.kgst.de
Dieser Beitrag ist in der Ausgabe November 2023 von Kommune21 erschienen. Hier können Sie ein Exemplar bestellen oder die Zeitschrift abonnieren. (Deep Link)

Stichwörter: IT-Infrastruktur, KGSt, OZG, Registermodernisierung

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