[5.4.2024] Die meisten Anträge auf kostenlose Schülerbeförderung kann die Stadt Rosenheim heute vollständig automatisiert bearbeiten. In einem Modellprojekt hat die Kommune den Prozess von der digitalen Antragstellung bis zum Versand der Fahrkarten erfolgreich umgestellt.

Ein IT-Tool, das medienbruchfrei und automatisiert 70 bis 80 Prozent aller Anträge auf eine kostenlose Schülerbeförderung abwickeln kann, kommt in der Stadt Rosenheim zum Einsatz. Erarbeitet und umgesetzt hat es die bayerische Kommune zusammen mit der Firma advanced data processing aus Dresden. „Die Effizienzsteigerung, die wir mit dieser Lösung erzielen können, ist enorm“, sagt Rosenheims Wirtschaftsdezernent Thomas Bugl, in dessen Geschäftsbereich das Tool technisch und organisatorisch entwickelt wurde. „Von der digitalen Antragstellung bis zum Versand der Fahrkarten wurden in einem ersten Test rund 600 Anträge abgearbeitet. Damit vermeiden wir nicht nur ziemlich eintönige Routinearbeiten. Dank der eingesparten Zeit können wir die Mitarbeiterinnen in diesem Bereich auch für weitaus sinnvollere Maßnahmen einsetzen.“

Vom Antrag bis zur Zustellung

Als vor einigen Jahren eine kommunale Fachzeitschrift über eine Robotik-Lösung im Bereich der kostenlosen Schülerbeförderung berichtet hat, weckte dies das Interesse der Rosenheimer Verwaltung. Es stellte sich allerdings schnell heraus, dass die Anwendung für die Stadt nicht geeignet war. Der Grund: Sie vernachlässigte das hinter dem digitalen Antrag folgende Verfahren komplett. Die Kommune nahm dies zum Anlass, den eigenen Prozess von der Antragstellung bis zur Zustellung der Fahrkarte an die Schülerinnen und Schüler einer genaueren Analyse zu unterziehen. Im Rahmen eines Modellprojekts sollte er dann weitgehend automatisiert werden. Auf der Suche nach alternativen Lösungen stieß das Rosenheimer Digitalisierungs-Team schließlich auf das Programm STRans von advanced data processing. Die Firma hat die Software für Rosenheim so angepasst, dass ein optimaler Ablauf für Eltern, Schulen und Sachbearbeitende gewährleistet ist. Der dazugehörige Online-Antrag wurde mit dem XIMA Formular-Server umgesetzt.

Software umgeht gefährliche Wegstellen

Wie das Verfahren abläuft, erklärt Gertraud Pfaffeneder, Projektleiterin für die Digitalisierung im Rosenheimer Hauptamt. „Zunächst müssen die Eltern oder Schüler die erforderlichen Daten eingeben. Letztere werden von den Schulen umgehend digital bestätigt und mit allen Anlagen automatisiert in das Programm übernommen. Dieses kann die Daten dank seiner Verbindung zum städtischen Melderegister direkt elektronisch abgleichen. Dann ermittelt es den geeignetsten Schulweg.“ Dabei umgeht die Software vielbefahrene Straßen, dunkle Parks, den städtischen Friedhof und andere Gebiete, die als besonders gefährliche Wegstellen definiert sind. Sie berechnet die relevanten Strecken für den Anspruch auf kostenlose Schülerbeförderung und ordnet sie der entsprechenden Tarifzone oder anderen Beförderungsarten zu. „Der ermittelte Schulweg kann durch den Sachbearbeiter aber jederzeit überprüft und bei Bedarf angepasst werden“, sagt Projektleiterin Pfaffeneder.

Individuell und doch flexibel

Individuell angepasst werden können auch die Vorlagen für Bescheide und andere Schreiben, die mit der Software per Knopfdruck generiert werden. Des Weiteren bietet diese vielfältige Auswertungsmöglichkeiten und eine Terminüberwachung. Abgelegt werden der Antrag und die zugehörigen Anlagen im Programm sowie revisionssicher in der E-Akte. „Somit können Sachbearbeitende auf die hinterlegten Dokumente vom Programm STRans aus zugreifen. Aber auch ohne STRans sind die Schülerbeförderungsakten einsehbar“, erklärt Gertraud Pfaffeneder. Sollten Eltern keine Möglichkeit der Online-Beantragung haben, kann der Antrag in Papierform über die Schulen an das zuständige Schul- und Sportamt gesendet und dort digitalisiert werden.
Das Rechnungsprüfungsamt der Stadt Rosenheim hat die Software mittlerweile als sicher und fehlerfrei akzeptiert. Dem voran ging eine strukturierte Stichprobe, für die circa zehn Prozent der digital abgewickelten Verfahren erhoben und ausgewertet wurden. Wie flexibel advanced data processing und STRans weiterhin sind, zeigte sich mit dem unterjährigen Beitritt der Stadt und ihrer Verkehrsbetriebe zum Münchner Verkehrsverbund (MVV). Die Schülerinnen und Schüler mussten daraufhin ein Passbild für die Buskarte nachreichen. Ein neues Antragsverfahren brauchte es dafür nicht – die Bilder werden einfach online hochgeladen und digital an die neuen Verkehrsbetriebe weitergeleitet.

Ohne Marketing-Maßnahmen hohe Akzeptanz

Frank Leistner, Leiter des Rosenheimer Schul- und Sportamts, ist sehr zufrieden mit der Umsetzung der Prozessautomatisierung. Sie sei eine große Erleichterung für Eltern, Schüler und auch für die zuständigen Sachbearbeiterinnen. „Im vergangenen Schuljahr, das zunächst nur als Testbetrieb laufen sollte, haben ohne große Marketing-Maßnahmen bereits circa zwei Drittel aller Eltern die Möglichkeit der Online-Beantragung genutzt“, berichtet er. „Das zeigt die hohe Akzeptanz, die einfach auszufüllende digitale Antragsverfahren inzwischen genießen. Die positive Resonanz in einem solchen Umfang hat uns dennoch überrascht“, so der Amtsleiter. Ab dem Schuljahr 2024/2025 ist das Online-Verfahren der Standard bei der Beantragung einer Schülerfahrkarte.

Lisa Strasser ist Sachbearbeiterin im Hauptamt der Stadt Rosenheim, Sachgebiet Steuerungsunterstützung und Organisation.

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Stichwörter: IT-Infrastruktur, Rosenheim, advanced data processing

Bildquelle: Stadt Rosenheim