[22.8.2023] Unternehmen und Organisationen mit einem heterogenen Inventarbestand und verteilten Standorten brauchen eine Inventarisierungslösung mit zentraler Datenhaltung. Die App gestützte Lösung Timly bewährt sich auch bei Bildungseinrichtungen.

Auch kommunale Bildungseinrichtungen und Bildungsträgerschaften sind auf eine funktionierende Infrastruktur angewiesen. Die Verwaltung des gesamten Inventars kann sich jedoch herausfordernd gestalten. So auch bei der bayernweit tätigen Gemeinnützigen Gesellschaft für soziale Dienste (GGSD) mit Sitz in Nürnberg. Die GGSD benötigt im Schulalltag zur Abdeckung des breit angelegten Bildungsangebots unterschiedlichste Lehr- und Arbeitsmittel, vorwiegend aus den Bereichen Gesundheit, Pflege und Soziales. Diese verteilen sich auf 41 Einrichtungen und Liegenschaften an 15 Standorten in ganz Bayern. Dort werden Aus-, Fort- und Weiterbildungen vorwiegend für pädagogische und pflegerische Berufe angeboten. Dazu kommen akkreditierte Studienangebote, die in Kooperation mit der Hamburger Fern-Hochschule an den Studienzentren der GGSD in Nürnberg und München stattfinden. Bei der Verwaltung des Inventars setzen die Verantwortlichen auf eine speziell angepasste digitale Inventarisierungslösung. Diese ermöglicht erstmals die einheitliche Erfassung von Inventar und Arbeitsmitteln aller Art.

Professionelle Inventarverwaltung mit Barcode

Eine zeitgemäße Inventar-Software sollte als Cloud-Service konzipiert und einfach skalierbar sein. So kann sie den Bedarf einzelner Einrichtungen abdecken, ebenso aber auch von Organisationen und Gesellschaften mit verschiedenen Standorten. Das Software-as-a-Service-Prinzip (SaaS) sorgt dafür, dass die Anwender – die erforderliche Anzahl internetfähiger Endgeräte vorausgesetzt – die Kapazitäten jederzeit aufstocken können. Für Einrichtung und Administration des Cloudservers ist der Anbieter verantwortlich. Ein Nutzer- und Berechtigungskonzept erfüllt die Anforderungen des Datenschutzes. Das interne Netzwerk am Standort muss dazu nicht geöffnet werden.
Flexibel anpassbare Profile für die erfassten Gegenstände erlauben die Erfassung statischer Inventargegenstände wie beispielsweise Büromöbel ebenso wie die Inventarisierung beweglicher Arbeitsmittel wie IT-Hardware und Schulungsutensilien. Für jedes Asset lassen sich Dokumente im Profil hinterlegen, etwa Bedienungshinweise, Wartungsprotokolle und Prüfbescheinigungen. Ein optionaler Wartungskalender weist Verantwortliche rechtzeitig auf anstehende Termine hin. Zur Identifikation jedes Gegenstands kann ein befestigter QR-Code verwendet werden. Dann genügt das einfache Einscannen des QR-Codes, um Informationen in der Inventar-Software einzusehen, zu ergänzen oder zu aktualisieren. Um all diese Anforderungen zu erfüllen, hat sich die GGSD für den Schweizer Inventar-Software-Anbieter Timly entschieden.

App gewährleistet hohe Flexibilität

Damit der Zugriff auf den Datenbestand der Inventar-Software intuitiv umzusetzen ist, bietet Timly eine für Smartphones und Tablets optimierte App an. Dort ist ein Barcode-Scanner integriert, der die interne Kamera des Geräts nutzt. Gerade wenn – wie bei der GGSD – mehrere Standorte betreut werden müssen, sind Haustechniker oft für verschiedene Objekte verantwortlich. Mit der App können die Mitarbeiter vor Ort auf alle relevanten Unterlagen zugreifen. Die Dokumentation durchgeführter Arbeiten lässt sich direkt am mobilen Gerät erstellen und abspeichern. Das Mitführen ausgedruckter Unterlagen entfällt. Standorte und persönliche Verantwortlichkeiten können ohne nennenswerten Aufwand direkt vor Ort aktualisiert werden. Alle relevanten Informationen liegen sofort in Echtzeit vor – lästige Nachfragen und zeitaufwendiges Suchen etwa nach Unterlagen entfallen.
Viele Organisationen und Einrichtungen setzen zunächst ein Tabellenkalkulationsprogramm für die Inventarerfassung ein – schließlich sind die Lizenzen für entsprechende Büro-Software-Pakete fast überall ohnehin vorhanden. In der Praxis reicht der Funktionsumfang solcher Anwendungen jedoch nicht aus. Spätestens, wenn stark unterschiedliche Gegenstände erfasst werden und der Zugriff auf den Datenbestand von unterschiedlichen Orten und durch unterschiedliche Personen erfolgen soll, stoßen Office-Programme an ihre Grenzen. Unzureichend umgesetzte Mehrbenutzerfähigkeit, mangelnde Übersichtlichkeit auf mobilen Endgeräten und fehlende Nutzerverwaltung sind nur einige der wichtigen Features, die hier fehlen – die in der der App-gestützten Lösung von Timly aber vorhanden sind. Daneben stand auch eine zentrale Verwaltung aller erhobenen Daten weit oben auf der Prioritätenliste der GGSD-Verantwortlichen. Bei Timly landen alle Daten in einer Datenbank auf dem sicheren Cloudserver. Dort lassen sich Informationen automatisiert verknüpfen und bei Bedarf nach beliebigen Kriterien filtern. Eine solche Flexibilität ist mit einem Tabellenkalkulationsprogramm nicht zu erreichen.

Zeitersparnis durch Inventur-Software

Vor der jährlichen Inventur bleiben auch gemeinnützige Vereine und Organisationen nicht verschont. Die körperliche Bestandsaufnahme ist aufgrund des damit verbundenen Arbeitsaufwands geeignet, den normalen Lehrbetrieb erheblich zu stören. Alternativ muss die Inventur in unterrichtsfreie Zeit gelegt werden, die aber für andere Arbeiten besser genutzt werden könnte. Eine moderne Inventarverwaltung wie Timly verwendet den vorhandenen Datenbestand, um die Inventur zu vereinfachen. Langwierige Vorbereitungen sind nicht mehr notwendig. Das Erstellen von Inventarlisten entfällt ersatzlos, die Standorte von Inventargegenständen lassen sich ohne Aufwand per Knopfdruck feststellen.
Wird die Software in den Inventurmodus versetzt, reicht das Einscannen vom QR-Code eines Gegenstands aus und er ist für die Bestandsaufnahme rechtssicher erfasst. Sind Gegenstände an Mitarbeiter im Homeoffice ausgegeben, können Verantwortliche sie per E-Mail zur Selbstinventur auffordern. Die Erfassung des Arbeitsmaterials kann vor Ort mit der App erfolgen. Dazu können die Mitarbeitenden sogar private Smartphones für die Nutzung der Inventar-Software verwenden: Die webbasierte App läuft unabhängig vom verwendeten Endgerät, erfasste Daten werden dort nur temporär gespeichert. Auf diese Weise können auch Arbeitsmittel, die im Homeoffice genutzt werden, unproblematisch erfasst werden. Auch Meldungen über Defekte oder die Anforderung von benötigtem Material sind papierlos über die App möglich.

Inventarverwaltung überzeugt in der GGSD-Praxis

Einer der Standorte, in denen erste Erfahrungen bei der Anwendung von Timly bereits die Anwender überzeugt hat, ist das GGSD Bildungszentrum für Pflege, Gesundheit und Soziales in München. Constanze Holz ist Leiterin der Verwaltung für die Einrichtung mit rund 3.800 Quadratmetern Fläche. Vor Ort ist unterschiedlichstes Mobiliar und moderne Technik in Gebrauch. Dazu zählen auch innovative Pflegepuppen. Die Verwaltungsleitung berichtet, dass es bereits eine Herausforderung war, eine geeignete Software zu finden, die ein so breites Spektrum an Inventar abdeckt. Zudem ist eine gute Abstimmung mit anderen Standorten notwendig. Constanze Holz lobt besonders die gute Einführung der neuen Inventar-Software und die gut auf vorhandene Bedürfnisse abgestimmte Schulung. Das Produkt soll nun Schritt für Schritt an allen GGSD-Standorten implementiert werden.

Jennifer Ritz ist Senior Content Marketing Manager der Timly Software AG, Zürich.

https://timly.com

Stichwörter: Schul-IT, Gemeinnützige Gesellschaft für soziale Dienste, GGSD, Timly

Bildquelle: Timly Software AG